Från distraktion till koncentration

Hittar du ditt flow på jobbet? De senaste åren har kreativa och extroverta personer som trivs i öppna kontorslandskap fått chansen att blomstra. Det har många positiva effekter, men i vårt inkluderande samhälle är det också viktigt att tillgodose introverta personers behov. Att skapa ytor där alla i dagens nyanserade arbetsstyrka kan hitta balans mellan distraktion och koncentration – för att uppnå maximal produktivitet och kreativitet.

FÖR- OCH NACKDELAR MED ÖPPNA KONTORSLANDSKAP

Något gick förlorat när de enskilda kontoren försvann och ersattes med öppna landskap. Att skapa arbetsmiljöer där medarbetarna inte blir ständigt avbrutna är en stor utmaning. Till en början verkade det vara den mest genialiska idén. I de öppna kontorslandskapen skulle alla bli vinnare: kreativa medarbetare som fritt kunde utbyta idéer och tankar, chefer som fick järnkoll på sina anställda och – inte minst – kostnadsansvariga som kunde klämma in fler medarbetare per kvadratmeter.

Det var bara ett problem – eller snarare två:

  • Vissa människor har svårt att koncentrera sig helhjärtat på arbetsuppgifterna när kollegernas samtal hörs.
  • Vissa arbetsuppgifter kräver total fokusering.

I den nya tankeekonomin är kunskap inte längre den viktigaste faktorn, det handlar snarare om att förstå och kombinera till synes olika idéer till nya begrepp och lösningar som verkligen gör skillnad. Dialog, kunskapsutbyte och möten kommer fortsatt att vara betydelsefulla, men koncentration och ostörda arbetsmiljöer blir ännu viktigare. Att hitta tid och plats för detta blir allt svårare när kaffemaskinen puttrar, skrivaren rasslar, en toalettdörr slås igen, en mobiltelefon spelar ringsignaler på hög volym och någon samtidigt ska berätta om helgens middagsbjudning.

”Människor vill antingen arbeta koncentrerat med en uppgift, eller träffa andra för att kommunicera. För att vi ska kunna särskilja de här två arbetssätten är, och förblir, akustiken en viktig fråga. Det blir också viktigt att skapa en 'stör ej'-kultur – så att allas behov av enskildhet och koncentrerat arbete respekteras bättre.”

Beata Osiecka, VD för Kinnarps Polen.

ATT UPPNÅ ETT FLOW

Den uppmärksammade ungerske psykologiprofessorn Mihaly Csikszentmihalyi menar att alla arbetsgivare bör sträva efter att underlätta för sina medarbetare att uppnå en känsla av flow. Det är när man blir helt uppslukad av sin uppgift och ägnar sig helhjärtat åt den som problem kan lösas och innovativa idéer skapas. Men för de flesta av oss kräver det ett visst mått av arbetsro, struktur och tydliga mål. Det handlar om att skapa en balans mellan koncentration och kreativitet. Om störningarna blir för många minskar produktiviteten, motivationen och känslan av att ha uträttat ett bra jobb. De flesta går till arbetet på morgonen med inställningen att prestera på topp. Studier visar till och med att en stor del av vår lycka kommer från känslan av att ha gjort ett bra jobb. Ett jobb som känns meningsfullt och där man kan se att ansträngningen ger ett positivt resultat. Om känslan vid arbetsdagens slut allt oftare blir att man inte når upp till sina egna och omgivningens förväntningar minskar arbetslusten och motivationen. 

Den fysiska kontorsmiljön kan dock vara svårare för den enskilde medarbetaren att påverka. En del har försökt att skapa ett eget rum genom att lyssna på musik i hörlurar eller till och med genom att sätta på sig hörselkåpor. Dessa blir också en markering till omgivningen att man behöver vara i fred. Men en arbetsgivare som inte vill uppmuntra sin personal att ta sin tillflykt till en plats utanför kontoret, och riskera att förlora dem helt och hållet, bör fundera över hur framtidens kontor ska utformas. 

Vi tror på att kontor som främjar produktivitet och välbefinnande måste uppfylla mångas behov. Det är ytterst viktigt att skapa arbetsplatser där medarbetarna kan koncentrera sig och uppnå känslan av ett flow men samtidigt vara en del av en kreativ gemenskap. Man måste se till både introverta och extroverta personers behov. Det gör man genom att skapa flera olika miljöer som erbjuder utrymmen för olika sorters fokus och distraktion.

En skräddarsydd lösning

“Vi hör ofta från våra kunder att de inte kan vara produktiva på grund av kontorets utformning. Många gånger handlar det om just avsaknad av tysta ytor där man kan arbeta helt ostört. När vi skapar eller uppdaterar kontor ser vi det därför som en av våra viktigaste uppgifter att skapa och skydda dessa tysta ytor”

Henrik Axell, Next Office Concept Manager i Sverige

I vårt koncept Kinnarps Next Office® tar vi fram skräddarsydda helhetslösningar när våra kunder ska skapa eller uppdatera sitt kontor. Utgångspunkten är den specifika kunden och verksamheten. Vi börjar med att se över hur arbetssättet ser ut idag och hur de vill att det ska se ut i framtiden. Därefter börjar resan mot det nya, unikt anpassade kontoret. Vi finns med hela vägen, från vision och inspiration till implementering och uppföljning.

För oss är det viktigt att leva som vi lär, och därför utgick vi från vårt eget Next Office-koncept när vi skapade ett kombinerat kontor och showroom i vårt huvudkontor i Kinnarp. Henrik Axell, Concept Manager för Next Office i Sverige, spelade en stor roll i skapandet av det aktivitetsbaserade kontoret. Såväl ledning som medarbetare involverades tidigt i processen, och man bad om deras input och åsikter. ”Om inte ledningen är med på tåget blir det väldigt svårt att implementera nya tankar och idéer i organisationen. Och när ledningen väl är med gäller det att engagera medarbetarna också – alla åsikter är värdefulla”, säger Henrik Axell.

Man ville kombinera det bästa hos öppna kontorslandskap med utrymmen där medarbetare kunde fokusera, och därför delades kontoret in i tre zoner: High Focus, Semi Focus och Low Focus.

Kinnarps HQ

Kinnarps kombinerade kontor och showroom ligger bara ett stenkast från platsen där företaget grundades för över 75 år sedan. Det är ett kreativt kontor och en levande utställning med fokus på hållbarhet, välmående, innovation och ergonomi. En unik lösning där man kombinerar en aktivitetsbaserad arbetsplats med att på ett personligt sätt visa företagets produkter och koncept för besökare från hela världen.

High Focus

I High Focus-ytorna ska man kunna sitta och arbeta helt ostört. Det kan exempelvis röra sig om ljudisolerade stora och små mötesrum där samtal inte kan höras utifrån. Biblioteket samt enskilda arbetsstationer för högt fokus är bra och viktiga komplement till de tysta mötesrummen. Här kan man med fördel sitta om man behöver läsa eller skriva koncentrat. 

Semi Focus

Vid arbete med semifokus vill man ofta sitta lite avskärmat, men inte helt tyst och isolerat. En bra lösning för den här typen av fokusgrad är rum i rummet. De skapar man enkelt med hjälp av ljudabsorberande eller ljuddämpande skärmar. Semifokuserat arbete kan med fördel även utföras i vad vi kallar samarbetsytor eller i kreativa ytor. Detta är zoner som lämpar sig väl för spontana möten, korta avstämningar och workshops. Här är det viktigt att inredningen främjar produktivitet och kreativitet.

Low Focus

Vi har även ett antal ytor för lågt fokus. Exempel på detta är loungen och ”landningsytan” – två platser där man får räkna med samtal och andra omgivande ljud. Här kan man exempelvis gå igenom sin mejl eller ta spontana möten med förbipasserande kollegor. Utöver de här zonerna finns också en öppen yta med arbetsstationer för individuellt arbete. Platserna är utrustade med allt man behöver för att kunna sitta en längre stund och arbeta. Även kontorets cafeteria kan användas för lågfokuserat arbete, men hit går man i regel för att istället pausa från arbetet en stund.

Zonindelning och regler

För att fokuszonerna verkligen ska fungera är det viktigt att avskärma dem från varandra så att ljudet från loungen inte stör de som sitter och jobbar med hög koncentration i High Focus. Ljuddämpande skärmar hängande från taket och stående på golvet ger avskärmning mellan olika zoner. Bordsskärmar kan också användas för att ge ytterligare ljudabsorption på de platser där man vill jobba med högt fokus.

Men ljuddämpning och ljudabsorption är bara en del av arbetet med olika fokuszoner. Det är också viktigt att sätta upp tydliga regler kring ljudmiljön på kontoret. Det ska helt enkelt finnas en gemensam bild kring vad man får och inte får göra i de olika zonerna. Ju tydligare reglerna är, desto enklare blir det att skapa ett kontor med hög produktivitet och trivsel.

”Regler är en viktig pusselbit i helheten. Det hjälper medarbetarna att förhålla sig till kontoret på rätt sätt och skapa nya vanor. När man har slagit fast vad som förväntas av alla bidrar det till ett mer välfungerande kontor med högre trivsel”, säger Henrik Axell. 

Fem uppförandekoder från vår Playbook

Respektera varandra

Vi respekterar varandra och de olikheter som finns på en arbetsplats, liksom hos våra besökare.

Ordning och reda

Vi har en s.k. clean-desk-policy, vilket innebär att vi alltid plockar ihop våra saker vid arbetsdagens slut och förvarar dem i gemensam eller i personlig förvaring tills vi behöver dem igen.

Arbetsro

När ditt arbete kräver hög koncentration väljer du en zon med högt fokus. Där undviker vi högljudda telefonsamtal eller spontanmöten. Är dörren till ett avskilt rum stängd respekterar vi arbetsron där.

Ljudnivå

Vi väljer att lyssna på radio eller musik i headset/hörlurar. Vi tänker också på att längre telefondiskussioner passar bättre i en avskild miljö än bredvid en fokuserad kollega.

Nya intryck och idéer

För att skapa rörlighet på kontoret och skapa förutsättningar för spontana möten, väljer vi en ny plats varje ny arbetsdag. En skrivbordsplats får reserveras högst två timmar om man inte är där.

Vill du veta mer om hur man skapar ett produktivt och framgångsrikt kontor?

Kontakta oss