Case: Almi Jönköping

CASE-FAKTA

Kund:
Almi Jönköping

Arbetsplatsanalys Kinnarps:
Henrik Axell

Projektledare Kinnarps:
Annelie Björklund

Arbetsplatser:
25-30 medarbetare med gott om plats att växa

Färdigställt:
November 2017

I samband med att Almi Sverige genomgick en positionsförflyttning med ny strategi och nya roller valde Almi Jönköping att även integrera sina lokaler i förändringsprojektet. Med Kinnarps Next Office-metod har de skapat en arbetsmiljö som stöttar både medarbetarna och varumärket i förändringsarbetet.

LOKALPROJEKTET SOM BLEV ETT FÖRÄNDRINGSPROJEKT

Allt började med att Almi skulle byta lokaler. Sedan många år huserar Almi i ett av Jönköpings landmärken, i det så kallade ”Öriket”, vackert beläget vid Munksjön i centrala Jönköping. Men kontraktet skulle gå ut, och istället erbjöd hyresvärden nya lokaler i samma hus, med möjlighet att renovera och bygga om som Almi önskade. Det började alltså som ett lokalprojekt – men det utvecklades till ett förändringsprojekt, berättar Johanna Donker som har projektlett förändringen. 

”Samtidigt som kontorsflytten blev aktuell, fick vi också signaler från koncernledningen att hela Almi-koncernen skulle implementera en ny strategi och göra en varumärkesresa. Vi skulle göra en positionsförflyttning som innebär att Almi i framtiden kommer att lägga sitt huvudsakliga fokus på företagskunder med viljan och förmågan att växa, och ha en mer framåtlutad position. Varumärkesarbetet skulle också resultera i en helt ny grafisk profil med nytt utseende och nya färger. Allt det här gick hand i hand med våra tankar på att gå över till ett mer samtida arbetssätt som stöttar våra arbetsuppgifter och aktiviteter. Om vi ändå skulle göra den här stora kontorsresan, så ville vi göra det med positionsförändringen som kompass. Vi såg möjligheten att använda förändringen i arbetssätt till att implementera det nya Almi. Vi ville att vårt nya kontor skulle spegla det nya Almi och leva som vi lär.”

KINNARPS NEXT OFFICE®

Research, strategi och rådgivning för att skapa ert ideala kontor

Kinnarps Next Office arbetsplatsanalys är en process i 6 steg som har sin startpunkt i varje unik kunds behov och där de anställda är i fokus. Genom att använda konkreta verktyg, workshops och analyser skapar vi en skräddarsydd inredningslösning som stöttar de olika aktiviteter ni utför under arbetsdagen - allt baserat på fakta.

Läs mer

”Kinnarps bekräftade direkt att vi var på rätt väg och gav oss verktygen för att komma vidare i processen. Vi uppskattade att Kinnarps var så transparenta och gav oss möjlighet att jobba med de steg i Next Office-processen som vi var intresserade av. Vi upplevde att de ville skapa de bästa lösningarna för våra behov och inte bara var ute efter att sälja sina egna möbler. Vi har haft ett prestigelöst samarbete.”

Johanna Donker, affärsrådgivare och projektledare för förändringsarbetet på Almi Jönköping

KICK OFF MED WORKSHOP OCH ”PLAYBOOK”

Projektet genomfördes under 2017 och de nya lokalerna var klara för inflyttning i november samma år. När Kinnarps kom in i projektet hade en förstudie gjorts och ett första förslag på zonindelningar var framtaget. Samarbetet med Kinnarps inleddes med en kick off på Kinnarps huvudkontor, där Almis projektgrupp fick ta del av inspirerande kontorsmiljöer och pratade om vision, mål, hot och möjligheter samt diskuterade de olika zonerna som kontoret delats in i. Därefter genomfördes en Workshop på Kinnarps i Jönköping för medarbetarna. Kinnarps Next Office Concept Manager, Henrik Axell, höll även en föreläsning om framtidens arbetsmiljöer och arbetssätt, för att få deltagarna att tänka i nya banor och inspirera till nya sätt att arbeta.

”Verksamheten har medarbetare med vitt skilda uppgifter – en del jobbar med finansiering och andra jobbar mycket utåtriktat i kundmöten – vilket innebär att man har olika behov. Sekretess var en annan utmaning att förhålla sig till. Allt det här gick vi igenom och skapade sedan en så kallad ”playbook” som beskriver de gemensamma regler som medarbetarna har bestämt ska gälla i de olika zonerna. Vi diskuterade också arbetsplatsergonomi med fokus på rörelse, omväxlande miljöer och akustiska lösningar, berättar Henrik Axell.

INREDNING MED ÅTERBRUK

Utifrån det som framkom i workshopen har kontorets olika zoner inretts med produkter och lösningar som stöttar personalens behov. Nya möbler har kombinerats med befintliga för att möta Almis önskan om fokus på återbruk och återanvändning.

”Vi valde att återanvända alla kontorsstolar som var i fint skick, det stora konferensbordet och många andra möbler som passade väl tillsammans med det nya. För oss är det viktigt ur hållbarhetssynpunkt men det handlar också om att vi rör oss med offentliga medel och har ett ansvar att hushålla.”

Johanna Donker

”Även om Almi önskade en öppen miljö så finns det alltid rum för avskildhet i lokalerna. Det är viktigt att betona att aktivitetsbaserat arbete inte måste innebära öppna miljöer och kontorslandskap – det är alltid medarbetarnas behov som är utgångspunkten!”

Henrik Axell, Next Office Concept Manager, Kinnarps Sverige

MÖTEN FÖR ALLA MÖTESSTILAR

Lokalerna har mötesrum för alla behov. Mötesrummen för externa möten omfattar allt från det mer traditionella konferensrummet med konferensbord och stolar till aktiva möten. Rummet med det höj- och sänkbara mötesbordet Hal kombinerat med pallarna Frisbee är mycket populärt.

LÅGFOKUS – DE MEST ANVÄNDA ARBETSPLATSERNA

Lågfokuszonen med det ergonomiska höj- och sänkbara skrivbordet Serie[P] är kontorets mest populära arbetsplatser som snabbt fylls på morgonen. Här får man prata och diskutera så mycket man vill och många upplever att samarbetet över funktionsgränserna har blivit bättre. Inför förändringen gjordes en omfattande analys av organisationens dokumenthantering. Så mycket som möjligt av de fysiska dokumenten har digitaliserats. I anslutning till lågfokuszonen finns även små telefonrum och mötesrum för upp till två personer.

”Jag upplever att jag får mer energi på jobbet efter förändringen. Det är härliga lokaler och det är kul att komma hit. Upplägget med de olika zonerna gör att man får nya kontaktytor på jobbet – att man inte hamnar bredvid de personer som man alltid jobbar tillsammans med. Vi utbyter mer information om olika case och har mer dialog mellan de olika funktionerna eftersom vi inte sitter utifrån avdelningar. Jag tror att det är en tillgång både för oss och för kunderna. Jobbet går snabbare och blir mer effektivt – och vi delar idéer med varandra på ett annat sätt.”

Markus Jonsson, affärsutvecklare med internationell inriktning, Almi Jönköping

MEDELFOKUS OCH HÖGFOKUS FÖR ÖKAD KONCENTRATION

För den som vill arbeta mer koncentrerat finns flera valmöjligheter. Man kan välja att jobba i en öppen kontorsyta med medelfokus eller att gå in i några av de rum som är avsedda för högkoncentrerat arbete. Alla arbetsplatser har ergonomiska höj- och sänkbara skrivbordet Serie[P]. I anslutning till de här ytorna finns även teamrum och arbetsrum för upp till två personer. Ett av arbetsrummen är också utrustat med ett gåband för den som vill få in rörelse på ett nytt sätt.

LOUNGE OCH LUNCHRUM

Lounge och lunchrum ligger i anslutning till entrén och de allmänna delarna. Här har Kinnarps tillsammans med Almi hittat funktionella lösningar som stöttar de olika aktiviteterna. Till exempel finns en projektor och projektorduk för att kunna hålla både interna och externa presentationer och föreläsningar. I anslutning finns också flera mötesrum som används för externa, men även interna, möten. Entrén har varit en prioriterad del i projektet – här han man skapat en skön oas med musik och sköna sittmöbler.

”Vårt nya kontor stöttar mig i rollen som ledare. I dag kan vi välja plats beroende på uppgiften, men väldigt många av oss väljer att jobba i de öppna ytorna. Då får jag full ’överhöring’ på allt jag gör vilket skapar möjligheter att ’jacka i’ med mina kollegor och komma med input. Vår nya kontorsmiljö stöttar samarbetet och förbättrar vår leverans till kunden. Det är också lättare för mig som ledare att få feedback på det jag gör. Jag tror även att den som är nyanställd i en verksamhet snabbare kommer in i organisationen och får kläm på jobbet i den här typen av miljö.”

Carl Nyström, VD Almi Jönköping

STÄNDIG UPPFÖLJNING

De nya lokalerna är generösa. Totalt handlar det om 640 kvadratmeter fördelat på 25-30 medarbetare. Slår man ut antalet arbetsplatser – från skrivbordsplatser till mötesrum och andra typer av arbetsplatser – så har varje medarbetare fem platser till sitt förfogande. Det var ett strategiskt drag för att enkelt och flexibelt kunna växa med fler medarbetare.

”Vi upplever att allt funkar jättebra. Vi ser att det här arbetssättet är en metod för ledningen att snabbare kunna implementera det nya Almi. Men samtidigt har vi rivit väggarna och förändrat medarbetarnas roller. Vi har full respekt för att det är ett förändringsarbete som kräver kontinuerlig uppföljning”, säger Johanna Donker.

Varje månad följer man upp hur arbetet fungerar och om det är några lösningar i kontoret som man vill justera.

”Det är viktigt vi är på det klara med huruvida det verkligen är en viss stol som är problemet eller om vi behöver förändra vårt beteende. Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor och mönster. Därför diskuterar, justerar och adderar vi hela tiden.”

I samarbete med Kinnarps har man också genomfört en uppföljningsworkshop där medarbetarna tillsammans med Next Office Concept Manager Henrik Axell har stämt av förväntningarna, kommit med förbättringsförslag och justerat verksamhetens playbook.

”Att mäta förbättringar i effektivitet och produktivitet är naturligtvis svårare men jag upplever att vi har ökat och att det finns ytterligare potential.”

Carl Nyström

Almi har också ett råd, ”ENAS-rådet” som fungerar som stöd för ledningen.

”Vi följer regelbundet upp medarbetarnas trivsel och arbetsmiljö med en enkät. Varje gång har vi fått höga poäng på frågorna om trivsel – medarbetarna är också väldigt stolta över sin arbetsmiljö. Att mäta förbättringar i effektivitet och produktivitet är naturligtvis svårare men jag upplever att vi har ökat och att det finns ytterligare potential, säger Carl Nyström som är VD för Almi Jönköping. 

”I den uppföljande workshopen som gjordes med Kinnarps fokuserade vi på två frågor: vad kan vi göra ännu bättre utifrån kundupplevelsen och hur kan vi öka effektiviteten ännu mer i befintlig miljö. Revisionen av playbooken var också bra. Bland annat finjusterade vi de olika fokusområdena och balansen mellan lågfokus och mellanfokus. Vi har bland annat kommit fram till att det bör vara tydligt att det är helt okej att interagera och ha samtal även i mellanfokus-zonen men att detta måste ske inom vissa ramar.”

Resultatet av Almi Jönköpings förändringsprojekt har också fått stort genomslag utanför kontorets väggar. I egenskap av projektledare för ”ENAS”-projektet har Johanna Donkers tilldelats utmärkelsen Årets Nytänkare i Almi-koncernen.  Jönköpingskontoret fungerar som förebild för övriga Almi-kontor som vill göra resan, med projektets slutrapport som grund. Ringarna sprider sig på vattnet!

SUMMERING:

  • Almi Jönköping har valt att se sitt lokalprojekt som ett förändringsprojekt där arbetssätt och inredning har anpassats för att stötta personalen i verksamhetens pågående positionsförflyttning.
  • Projektet har byggts kring delaktighet. Alla medarbetare har involverats i processen och deltagit i workshops och utformning av playbook. En projektgrupp har ansvarat för att driva och följa upp projektet.
  • IT har varit en framgångsfaktor och integrerades redan från början i projektet. Kontoret är papperslöst, alla mötesrum är bokningsbara via Outlook och en app används för att välkomna och släppa in kunderna.

Tyckte du att detta case var intressant? Är du nyfiken på vad man skulle kunna göra med din miljö?

Kontakta oss