Case: Deutsche Bahn

Casefakta

Projekt:
Deutsche Bahn AG, Inköp, Baseler Arkaden i Frankfurt

Antal medarbetare:
144

Antal skrivbord:
102

Yta:
2 039 kvm

Arkitekt:
Jennifer Winkler, DB Immobilien

Färdigställande:
30 september 2020

Deutsche Bahn flyttar till ny arbetsmiljö

Kinnarps har skapat ett kontorskoncept för Deutsche Bahn i den administrativa byggnaden ”Baseler Arkaden” i hjärtat av Frankfurt. Den kreativa arbetsmiljön har huvudsakligen skapats tack vare medarbetarnas delaktighet.

Nya flexibla arbetsmiljöer har under en längre tid diskuterats på Deutsche Bahn. För fem år sedan inledde Deutsche Bahn genom konceptet ”DB 2020” en omfattande process med en mängd olika initiativ för att göra Bahn AG till en attraktiv arbetsgivare. Arbete hemifrån och flexibla arbetstider har nu blivit väl etablerade, särskilt sedan våren 2020. För att öka medarbetarnas välbefinnande fokuserar Bahn AG på balans mellan arbete och fritid och det blev snabbt tydligt att traditionella kontorsytor och layouter inte främjar detta. Men vem vet, och vem bestämmer när människor mår bra? Deutsche Bahn bestämde sig för att det var bäst att fråga medarbetarna själva och man drog igång en omfattande arbetsplatsanalys för inköpsteamets nya kontor i Frankfurt am Main. Resultatet är en kreativ, varierad och färgstark kontorsmiljö.

STÖD VID ARBETSPLATSUTFORMNING

En arbetsplatsanalys hjälper till att kartlägga och analysera behov och arbetsmönster inför utformningen av ett nytt kontor. Med specifika verktyg och workshops involveras personalen genom hela förändringsresan för att skapa engagemang och delaktighet. Utifrån resultatet ges rekommendationer kring layout och fördelning av olika miljöer samt arbetssätt. Läs mer om vår arbetsplatsanalys Next Office® här.

”De ord vi hör mest är ’utmärkt’ och ’fantastiskt’. Jag skulle definitivt välja att arbeta efter den här processen i framtiden för jag tycker att vi verkligen har skapat något fantastiskt här.”

Detlef Frank, chef för Facility Management och Environmental Services Procurement, Deutsche Bahn

Målet

144 medarbetare från olika avdelningar var tidigare utspridda på fyra platser i Frankfurt. En kombination av omoderna strukturer i cellkontor, stora mängder pappersdokument och en uppenbar avsaknad av mötesrum för teammöten och projektarbete gjorde att medarbetarna inte kände sig nöjda. Strukturerna tog inte heller hänsyn till nya former av samarbete.

Först och främst var man tvungen att hitta en ny centralt belägen fastighet som skulle rymma divisionens alla avdelningar”, berättar Detlef Frank, chef för Facility Management och Environmental Services Procurement på Deutsche Bahn. Utrymmet skulle möjliggöra nya arbetssätt och inbegripa både ökad digitalisering och modern teknik för arbetsplatser och medarbetare. Man ville inte hyra fler kvadratmetrar än vad som faktiskt var nödvändigt så en kontorsyta som utnyttjas effektivt ihop med flexibla arbetstider var viktiga faktorer.

DB AG har sedan länge haft ett samarbete med Kinnarps som avtalspartner. I samarbete hade möbelkonceptet ”DB 2020” utvecklats och nu var det dags för processen med Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office® .

”I det här projektet gick Deutsche Bahn igenom en komplett arbetsplatsanalys. Kraven definierades och en beläggningsgradsstudie genomfördes i samband med kartläggning av behov och arbetsmönster. Medarbetarnas delaktighet, genom olika workshops, var nyckeln till framgång.”

Peter Labohm, arbetsplatsstrateg, Kinnarps

Konceptet var inriktat på en aktivitetsbaserad arbetsmiljö.

På 2 039 kvadratmeter försökte vi skapa rätt arbetsplatser för de olika behov och  arbetsuppgifter som identifierats”, tillägger Detlef Frank.

Lean in och Amore

Lean in är en multifunktionell produkt som fungerar både som en ljudabsorbent och ett bekvämt sätt att luta sig mot väggen under informella möten. Bordet Amore är den perfekta platsen för den bärbara datorn eller kaffekoppen.

Pax och Fields

Mjuka sittplatser med stolen Pax och soffbordet Fields skapar ett avslappnat utrymme för känsliga eller privata samtal. Den noggrant utvalda fototapeten bidrar till en lugn känsla.

Vagabond och Neo Lite

Det flexibla projektbordet Vagabond med hjul placeras enkelt där det behövs. Det stöttande ryggstödet på barstolarna Neo Lite skapar en bekväm hög sittplats.

Processen

Baseler Arkaden, en kontorsbyggnad som uppfördes år 2000, ligger bara några minuters promenad från centralstationen. Avdelningens arbetsytor finns nu här på två våningsplan där den översta våningen endast är tillgänglig för avdelningens 144 medarbetare, medan man på det nedre planet, konferensplanet, kan ta emot gäster.

Genom att medarbetarna involverades aktivt kunde de utforma sin egen arbetsmiljö. Det var en särskild utmaning att organisera projektet och utveckla samt driva förändringsarbetet. En projektgrupp bestående av chefer, medarbetare, företagsråd och förändringsrådgivare klarade av detta. ”Många företag skulle vilja genomföra den här typen av process med en arbetsplatsanalys, men ofta vågar de inte göra det fullt ut”, berättar Peter Labohm.

Flera workshops med medarbetarna fokuserade på inredning, färg och materialval såväl som utrustning för kontoret.

Olika idéer och önskemål presenterades för arkitekten Jennifer Winkler från DB Immobilien och inredarna från Kinnarps. Att samla ihop dem, strukturera dem och förvandla dem till ett koncept som både var genomförbart och professionellt var en gemensam insats: ”Vi arbetade väldigt bra tillsammans som ett team eftersom vi talar samma språk och vi nådde en överenskommelse väldigt snabbt”, berättar Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis, inredare från Kinnarps, tillägger:

”Samarbetet med DB Immobilien och DB i allmänhet har varit mycket positivt. Det bygger på ömsesidigt förtroende och bra kommunikation. Eftersom vi har drivit flera gemensamma projekt genom åren vet alla vad som behöver göras och vi utformar miljöerna efter de behov som har identifierats.”

Maritta Kavanozis, inredare från Kinnarps

För att ta det ett steg längre var det särskilt användbart att kunna visualisera den potentiella nya kontorsytan med hjälp av virtual reality-teknik. ”En virtuell genomgång av det nya kontoret utifrån de ursprungliga ritningarna arrangerades i Kinnarps showroom i Frankfurt och i en mässmonter under en personalkonferens. Med VR-glasögon kunde vi gå in i rummen, jämföra dem med vår vision och göra justeringar”, säger Peter Labohm om en annan aspekt av deltagandet och involvering.

Kinnarps_DB_33@2x.jpg

Kinnarps_DB_10@2x.jpg

Resultatet

Som ett resultat av alla processer och studier har de sju organisatoriska enheterna nu hemzoner. De öppna kontorszonerna med maximalt åtta arbetsplatser används flexibelt enligt de arbetsmönster man identifierade. Dessa kompletteras med avskilda skrivbord för högt fokuserat arbete. Vi använder senaste teknik för personlig utrustning som headset, trådlöst tangentbord och mus, bärbar dator, mobiltelefon, skåp och en personlig väska för utrustningen. De höj- och sänkbara skrivborden från Serie P är utrustade med två skärmar. Digitala arbetssätt är inte längre en futuristisk dröm när vi går mot att bli papperslösa.

När det gäller val av kommunikations- och mötesytor har alla behov och önskemål uppfyllts. Ett komplett utbud av storlekar och utrustning finns tillgängligt, inklusive kreativa rum med IT-anslutningar och videoteknik, och de väntar bara på att bli bokade via det nya bokningssystemet. Det finns också en mängd olika tysta zoner och avskilda ytor. Detlef Frank har siffrorna nära till hands: ”De sju hemzonerna erbjuder 88 standardskrivbord, 14 avskilda skrivbord, 9 touchdown-arbetsplatser, 22 mötesrum och kreativa rum av olika storlekar, 8 kommunikationsytor och 4 kök med sittplatser. Vi har kapacitet för en beläggningsgrad på upp till 72,3%.”

De som går runt på de två våningsplanen slås inte bara av de olika arbetsmiljöerna, utan framför allt av de kreativa, skräddarsydda rummen som är inspirerade av naturen. Stora, hemtrevliga fotoväggar förflyttar tittarna till olika landskap - du kan befinna dig bland nordfrisiska sanddyner, i höstgräs eller som på inköpschefen Ralf Lüthis kontor, sväva på moln på en blå himmel. Varje avdelning beslutade hur de egna rummen skulle utformas och Jennifer Winkler och Maritta Kavanozis har kanaliserat dessa önskemål och införlivat dem i ett sammanhängande helhetskoncept. Vissa konferensdeltagare njuter av utsikten över ett hisnande bergslandskap, medan andra föredrar att hålla sina teammöten mot bakgrund av ett italienskt orangeri.

Klädda möbler i en mängd färger kompletterar dessa landskap. Möbelserien Fields finns i ljusgult eller i kombinationer av lila och blått. Stolen Fendo med sina karaktäristiska träben är klädd i strandfärger och stolen Pax finns i klarrött, klarblått och orange. Trästolarna i köken, till exempel Neo Lite, är också målade i matchande färger. Ingenting är tråkigt här - allt kring det här harmoniska färgkonceptet skapar en verkligt trivsam atmosfär.

Uppföljningen

Många kollegor har redan både skriftligt och muntligt uttryckt att de inte hade förväntat sig att resultatet skulle bli så här bra, även med allt förberedande arbete. Detlef Frank är glad över responsen: ”De ord vi hör mest är ’utmärkt’ och ’fantastiskt’. Jag skulle definitivt välja att arbeta efter den här processen i framtiden för jag tycker att vi verkligen har skapat något fantastiskt här.”

TYCKTE DU OM VAD DU SÅG? NYFIKEN PÅ VAD SOM KAN GÖRAS FÖR DIN ARBETSPLATS?

Kontakta oss