Allt du behöver veta för att lyckas med det nya kontoret

Står ni inför en viktig förändring på er arbetsplats? För att skapa ett kontor som främjar välmående och effektivitet är det viktigt att utforma arbetsmiljöer som stöttar organisationens arbetssätt och de människor som arbetar där. Att möta behoven hos individer med olika personlighet och från olika generationer är nyckeln till framgång. I vår process, Next Office, gör vi en grundläggande arbetsplatsanalys som utvärderar hur ni arbetar i dag och kartlägger era behov samt vilka typer av miljöer ni kommer att behöva i framtiden. Här nedanför har vi sammanställt åtta frågor som kan vara viktiga att ställa sig innan projektet startar.

HAR DU KOLL PÅ BEGREPPEN?

En av orsakerna till att en kontorssatsning inte lyckas, är ofta att man har blandat ihop begreppen och inte förstår vad förändringen innebär.  Next Office-processen handlar inte om att tvinga in er organisation i ett specifikt sätt att arbeta. Det handlar om att hitta den unika arbetsmiljö som passar just er bäst. Här är en kort förklaring på fem vanliga begrepp när man pratar kontor och arbetssätt:

Aktivitetsbaserat

Det aktivitetsbaserade kontoret tar sin utgångspunkt i organisationens arbetsätt och skapar därefter olika aktivitetsplaser utformade efter de behov som finns. Istället för att ha en fast plats där flera typer av aktiviteter utförs uppmanas personalen att placera sig där de bäst kan utföra sin uppgift. Kontoret utformas för att stötta många typer av aktiviteter - allt från intensivt fokuserade uppgifter till sammarbete och informella möten. 

Flexkontor

I ett flexkontor saknar man fasta platser och ofta finns det färre skrivbord än antalet medarbetare. På den yta som tidigare höll enskilda arbetsplatser kan bland annat samtalsrum, mötesrum och mötesplatser konstrueras. Flexkontor förväxlas ofta med aktivitetsbaserade kontor eftersom det finns många ytor att välja mellan, men den positiva effekten uteblir då kontoret i grunden inte är utformat efter hur organisationen arbetar.

 

 

Desksharing

Betyder precis som det låter att personalen delar på ett antal skrivbord. Här utgår man enbart från beläggningsgraden vilket kan resultera i att det under vissa dagar inte finns plats för alla som arbetar från kontoret. Desksharing tar inte heller hänsyn till olika typer av aktiviteter utan fokuserar enbart på skrivbordsplatser. 

Co-working

Co-Working är ett kollaborativt och flexibelt sätt att arbeta där flera organisationer och personer kan dela på samma kontorsyta. Det är ett vanligt sätt att arbeta för freelansare, småföretagare och personer som reser mycket i tjänsten. Det är ett sätt för de som ofta arbetar individuellt men som är intresserade av att ha en social samlingspunkt och utnyttja de synergier som uppstår när man arbetar tillsammans. 

Agilt Arbetssätt

Principerna för agilt arbete innebär att jobba med ett stort fokus på prestanda och resultat. Det inkluderar faktorer som när man arbetar, var man arbetar, hur man arbetar och vem som utför arbetet. Det övergripande målet är viktigare än processen. För många företag har ett agilt arbetssätt varit en framgångsfaktor för att påskynda både utveckling och implementering av nya idéer inom flera olika discipliner. 

Känner sig alla delaktiga i visionen?

För att lyckas med det nya kontoret är det viktigt att ni har en vision och en tydlig målbild. Det krävs också att ledningen är engagerad! Det signalerar att projektet och medarbetarnas välbefinnande är viktig för verksamheten. Det är också avgörande att ledningen lever som den lär. Om medarbetarna förväntas dela på och växla mellan olika miljöer, så bör ledningen jobba på samma sätt. 

Delaktighet är nyckeln till framgång. Om ni tidigt inkluderar alla medarbetare i planerna på ett nytt kontor så går jobbet snabbare, lättare och resultatet blir bättre! Förklara varför, hur och vilken effekt ni vill ha med förändringen. Kommunicera tydligt och var transparent: bemöt eventuell oro och osäkerhet direkt. Försäkra er om att alla verkligen får vara med och säga sitt och berätta om just sina arbetssätt och behov – då kan ni vara säkra på att de trivs i det nya kontoret och att jobbet blir effektivare. Arbeta med workshops, seminarier och enkäter för att få veta vad era medarbetare tycker och tänker. Hemligheten är att blicka framåt och gemensamt måla upp en vision om hur ni vill ha det, och inte fokusera på hur det har varit.

Har ni tänkt på funktionaliteten?

utrymme

Ett Next Office-kontor är utformat efter organisationens behov, vilket innebär att det alltid finns tillräckligt med skrivbords- och arbetsplatser. Men om man väljer att jobba vid en skrivbordsplats som inte är personlig, är det förstås viktigt att man tar med sig sina saker när man går vidare till nästa plats eller in i ett möte. Investera också gärna i ett bokningssystem som kan omfatta allt från mötesrum till avskilda skrivbordsplatser. Det gör organisationen effektiv och minskar risken för missförstånd.  

teknik

Innan ni tar beslutet att gå över till ett nytt arbetssätt så måste ni ta ställning till tekniken. Har ni de tekniska lösningar som behövs för att medarbetarna ska kunna jobba platsoberoende och papperslöst? Om inte, är ni beredda att göra investeringen? Tänk också på att det är medarbetarnas behov som ska styra tekniken – inte tvärtom!

Sekretess

En vanlig fråga när man funderar på att börja jobba i en öppen eller mobil kontorsmiljö handlar om hur man hanterar sekretess. En öppen kontorsmiljö behöver inte betyda att all information hanteras lika öppet. Tänk på att skapa arbetsmiljöer där man kan gå in och stänga dörren om sig när man behöver hantera konfidentiella ärenden eller privata diskussioner. Möjligheten till låst förvaring är också viktig.

 

Finns det plats för samarbete och effektiva möten?

Samarbete och möten är en viktig del av arbetsdagen på kontoret. Investera därför i många olika typer av mötesplatser - från flexibla lösningar för korta möten till projektplatser och mötesrum. Det är viktigt att skapa platser som stöttar de olika typer av möten som ni har i er organisation, det både ökar effektiviteten och kreativiteten. Ett annat sätt att effektivisera möten är att utöka användandet av videomöten. Med rätt teknik kan ni enkelt ha möten aniskte mot ansikte utan att behöva åka bil, tåg eller ta flyget, vilket är en effektivare användning av både tid och pengar. 

HAr ni tänkt på ergonomin?

Om kontoret byggs kring ett aktivitetsbaserat arbetssätt så ges naturliga möjligheter att röra sig mellan olika aktivitetsplatser under arbetsdagen. Men alla kontor behöver bra ergonomiska kontorsmöbler för den som behöver jobba koncentrerat under en längre tid! Välj höj- och sänkbara skrivbord och ergonomiska arbetsstolar för att minska belastningsskadorna. Och tänk på att mötesrum gärna kan varieras med låg, hög respektive mjuk sittning.

Hur mycket rör ni er på jobbet?

Vi mår bättre om vi rör på oss – och forskningen visar att det inte räcker med att motionera på fritiden. Vi måste röra oss på jobbet också. I det aktivitetsbaserade kontoret finns inbyggd rörelse, eftersom ni hela tiden växlar mellan olika arbetsplatser. Ergonomiska kontorsmöbler som höj- och sänkbara skrivbord och ergonomiska kontorsstolar bidrar också. Men varför inte gå ett steg längre? Ett kontorsgym utrustat med pilatesbollar, balansplattor, gummiband, gåband och motionscyklar gör det möjligt att röra på sig och stärka balansen samtidigt som man jobbar.

Vilka är era gemensamma värderingar?

Trygg och säker

En viktig utmaning när man skapar en öppen arbetsplats är att få alla att känna tillhörighet och trygghet. Det kan handla om att skapa ytor för social kontakt men också enskilda arbetsplatser med en dörr som går att stänga om sig. Det är viktigt att det finns arbetsplatser för konfidentiellt arbete så att alla kan känna sig säkra på att deras privata information inte delas öppet. För privata möten är det också bra med mötesrum med god ljudisolering.

VETT OCH ETIKETT

Möjligheten att välja var och hur man vill jobba på kontoret är en stor frihet. Genom att respektera varandra och varandras olikheter på arbetsplatsen kan ni dra nytta av alla fördelarna och bygga en positiv företagskultur. Kontoret kan delas in i olika zoner för låg, medel eller hög koncentration. Därefter bestämmer ni tillsammans vilken typ av samtal och aktiviteter som är okej i de olika zonerna. Om alla respekterar och följer rutinerna så skapar ni tillsammans en stressfri och kreativ miljö där alla trivs. 

Tillsammans skapar vi ert ideala kontor

Kontakta oss

Hur ser ni på självledarskap?

Organisationer där medarbetarna har starkt självledarskap har extra bra förutsättningar i framtidens kontor. Ett starkt självledarskap innebär inte bara att man kan jobba självständigt mot sina mål och ta ansvar för sina uppgifter, utan också att man lägger fokus och energi på det som går att påverka och söker stöd när situationen kräver det. Genom att utveckla organisationens självledarskap så får den fysiska kontorsförändringen ännu större effekt. Arbetsmiljön bli positiv och lösningsorienterad med kollegor som lyfter och utvecklar varandra.

VAD motiverar er ATT GÅ TILL JOBBET?

Förr i världen var vi tvungna att åka till jobbet eftersom det var där utrustningen – och senare datorn – fanns. I dag kan vi jobba varsomhelst och åker kanske mest till jobbet för att vi känner att vi måste? Målet med Next Office är att göra kontoret till en drivkraft i sig. Att skapa miljöer som är så inspirerande att kontoret är den plats där vi allra helst vill vara. Där vi möter positiva och engagerade kollegor och får rum för personlig utveckling. Ett enkelt – och egentligen ganska självklart – sätt att bygga framgångsrika organisationer och företag.