Kundprojekt: Almi Jönköping

I samband med att Almi Sverige genomgick en positionsförflyttning med ny strategi och nya roller valde Almi Jönköping att även integrera sina lokaler i förändringsprojektet. Med Kinnarps Next Office-metod har de skapat en arbetsmiljö som stöttar både medarbetarna och varumärket i förändringsarbetet.

LOKALPROJEKTET SOM BLEV ETT FÖRÄNDRINGSPROJEKT

Allt började med att Almi skulle byta lokaler. Sedan många år huserar Almi i ett av Jönköpings landmärken, i det så kallade ”Öriket”, vackert beläget vid Munksjön i centrala Jönköping. Men kontraktet skulle gå ut, och istället erbjöd hyresvärden nya lokaler i samma hus, med möjlighet att renovera och bygga om som Almi önskade. Det började alltså som ett lokalprojekt – men det utvecklades till ett förändringsprojekt, berättar Johanna Donker som har projektlett förändringen. 

”Samtidigt som kontorsflytten blev aktuell, fick vi också signaler från koncernledningen att hela Almi-koncernen skulle implementera en ny strategi och göra en varumärkesresa. Vi skulle göra en positionsförflyttning som innebär att Almi i framtiden kommer att lägga sitt huvudsakliga fokus på företagskunder med viljan och förmågan att växa, och ha en mer framåtlutad position. Varumärkesarbetet skulle också resultera i en helt ny grafisk profil med nytt utseende och nya färger. Allt det här gick hand i hand med våra tankar på att gå över till ett mer samtida arbetssätt som stöttar våra arbetsuppgifter och aktiviteter. Om vi ändå skulle göra den här stora kontorsresan, så ville vi göra det med positionsförändringen som kompass. Vi såg möjligheten att använda förändringen i arbetssätt till att implementera det nya Almi. Vi ville att vårt nya kontor skulle spegla det nya Almi och leva som vi lär.”

KICK OFF MED WORKSHOP OCH ”PLAYBOOK”

Projektet genomfördes under 2017 och de nya lokalerna var klara för inflyttning i november samma år. När Kinnarps kom in i projektet hade en förstudie gjorts och ett första förslag på zonindelningar var framtaget. Samarbetet med Kinnarps inleddes med en kick off på Kinnarps huvudkontor, där Almis projektgrupp fick ta del av inspirerande kontorsmiljöer och pratade om vision, mål, hot och möjligheter samt diskuterade de olika zonerna som kontoret delats in i. Därefter genomfördes en Workshop på Kinnarps i Jönköping för medarbetarna. Kinnarps Next Office Concept Manager, Henrik Axell, höll även en föreläsning om framtidens arbetsmiljöer och arbetssätt, för att få deltagarna att tänka i nya banor och inspirera till nya sätt att arbeta.

”Verksamheten har medarbetare med vitt skilda uppgifter – en del jobbar med finansiering och andra jobbar mycket utåtriktat i kundmöten – vilket innebär att man har olika behov. Sekretess var en annan utmaning att förhålla sig till. Allt det här gick vi igenom och skapade sedan en så kallad ”playbook” som beskriver de gemensamma regler som medarbetarna har bestämt ska gälla i de olika zonerna. Vi diskuterade också arbetsplatsergonomi med fokus på rörelse, omväxlande miljöer och akustiska lösningar, berättar Henrik Axell.

INREDNING MED ÅTERBRUK

Utifrån det som framkom i workshopen har kontorets olika zoner inretts med produkter och lösningar som stöttar personalens behov. Nya möbler har kombinerats med befintliga för att möta Almis önskan om fokus på återbruk och återanvändning.

STÄNDIG UPPFÖLJNING

De nya lokalerna är generösa. Totalt handlar det om 640 kvadratmeter fördelat på 25-30 medarbetare. Slår man ut antalet arbetsplatser – från skrivbordsplatser till mötesrum och andra typer av arbetsplatser – så har varje medarbetare fem platser till sitt förfogande. Det var ett strategiskt drag för att enkelt och flexibelt kunna växa med fler medarbetare.

”Vi upplever att allt funkar jättebra. Vi ser att det här arbetssättet är en metod för ledningen att snabbare kunna implementera det nya Almi. Men samtidigt har vi rivit väggarna och förändrat medarbetarnas roller. Vi har full respekt för att det är ett förändringsarbete som kräver kontinuerlig uppföljning”, säger Johanna Donker.

Varje månad följer man upp hur arbetet fungerar och om det är några lösningar i kontoret som man vill justera.

”Det är viktigt vi är på det klara med huruvida det verkligen är en viss stol som är problemet eller om vi behöver förändra vårt beteende. Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor och mönster. Därför diskuterar, justerar och adderar vi hela tiden.”

I samarbete med Kinnarps har man också genomfört en uppföljningsworkshop där medarbetarna tillsammans med Next Office Concept Manager Henrik Axell har stämt av förväntningarna, kommit med förbättringsförslag och justerat verksamhetens playbook.

Almi har också ett råd, ”ENAS-rådet” som fungerar som stöd för ledningen.

”Vi följer regelbundet upp medarbetarnas trivsel och arbetsmiljö med en enkät. Varje gång har vi fått höga poäng på frågorna om trivsel – medarbetarna är också väldigt stolta över sin arbetsmiljö. Att mäta förbättringar i effektivitet och produktivitet är naturligtvis svårare men jag upplever att vi har ökat och att det finns ytterligare potential, säger Carl Nyström som är VD för Almi Jönköping. 

”I den uppföljande workshopen som gjordes med Kinnarps fokuserade vi på två frågor: vad kan vi göra ännu bättre utifrån kundupplevelsen och hur kan vi öka effektiviteten ännu mer i befintlig miljö. Revisionen av playbooken var också bra. Bland annat finjusterade vi de olika fokusområdena och balansen mellan lågfokus och mellanfokus. Vi har bland annat kommit fram till att det bör vara tydligt att det är helt okej att interagera och ha samtal även i mellanfokus-zonen men att detta måste ske inom vissa ramar.”

Resultatet av Almi Jönköpings förändringsprojekt har också fått stort genomslag utanför kontorets väggar. I egenskap av projektledare för ”ENAS”-projektet har Johanna Donkers tilldelats utmärkelsen Årets Nytänkare i Almi-koncernen.  Jönköpingskontoret fungerar som förebild för övriga Almi-kontor som vill göra resan, med projektets slutrapport som grund. Ringarna sprider sig på vattnet!