Kundprojekt: Puls & Träning

Ökad trivsel och effektivitet i befintliga lokaler

Gymkedjan Puls & Träning hade redan bytt kontor några gånger och nu var det dags igen. Lokalerna upplevdes som trånga, ineffektiva och inte tillräckligt trivsamma. Den här gången ville ledningen göra rätt från början och tog hjälp av Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office®. Nu har företaget inte bara fått ny inredning utan framför allt ett nytt och bättre arbetssätt – i de befintliga lokalerna.

Puls & Träning startade 2006. Idag har företaget cirka 90 gym runt om i Sverige och huvudkontor i Stockholm med ett 40-tal medarbetare. För några år sedan började kontoret kännas trångbott. Dessutom upplevde både ledning och anställda att lokalerna inte främjade effektivitet och trivsel i den utsträckning de önskade.

Grundaren och delägaren Karin Sager minns:
”Vi hade ett relativt nytt kontor, men ändå kände vi oss inte riktigt nöjda. Vi tänkte att vi behövde flytta till större lokaler, men efter en kontakt med Kinnarps började vi fundera på om det snarare var så att vi använde miljön fel och att vi istället kunde förbättra det vi hade.”

Kartläggning och analys

Nyckeln till framgång var Next Office®, Kinnarps arbetsplatsanalys för att utveckla verksamhetsanpassade arbetsmiljöer. Metoden innebär att man kartlägger och analyserar verksamheten, involverar ledning och medarbetare i förändringsprocessen och med det kunskapsunderlaget som grund skapar långsiktigt hållbara arbetsmiljöer.

”Kinnarps hjälpte oss att se vår verksamhet med nya ögon och ifrågasatte också sådant som vi tagit för självklara sanningar. Framförallt förstod vi att vi måste börja från grunden och göra rätt från början. Att det inte handlade om att enbart byta ut möblerna, utan om att förändra vårt arbetssätt.”

Med hjälp av bland annat en föreläsning, workshop, webbenkät och genomgång av vision och mål gjorde Kinnarps en analys av Puls & Tränings behov. Analysen slår fast att man behöver bli en effektivare, trivsammare och smartare arbetsplats med bra digitala lösningar. Här finns också formuleringar om ökat miljö- och hälsofokus, bättre kommunikation och starkare teamkänsla.

”Vår analys visade också att Puls & Träning inte behövde flytta till större lokaler. Med rätt verksamhetsanpassad inredning var kvadratmetrarna i den befintliga lokalen fullt tillräckliga. På det sättet blev projektet även ekonomiskt hållbart med effektivare användning av varje kvadratmeter”, säger Henrik Axell, konceptansvarig för Kinnarps Next Office® i Sverige.

Från trångt till trivsamt

Förvandlingen från ett traditionellt öppet kontorslandskap till ett verksamhetsanpassat kontor har varit en intressant resa på många sätt. Karin Sager betonar att Kinnarps arbete med att involvera personalen har varit viktiga och nödvändiga verktyg i det värdeskapande förändringsarbetet.

”I början fanns en hel del missförstånd och misstänksamhet kring projektet, det tror jag är naturligt. Därför är det så viktigt att medarbetarna är involverade och att ledningen alltid är närvarande, lyhörd och transparent. Det färdiga resultatet har överraskat oss positivt på många sätt”, säger Karin Sager.

Den största överraskningen är att lokalerna som tidigare kändes trånga nu känns luftiga, inspirerande och trivsamma, trots att det tillkommit ytterligare arbetsplatser och personer i organisationen. En orsak till det är att de digitala lösningarna utvecklats.

”Det var en prioritering för oss att först få ordning på den digitala miljön innan vi gjorde något annat. Förutom att arbetet blivit effektivare har vi också minskat utskrifterna med cirka 60 procent, vilket är bra både miljömässigt och ekonomiskt, säger Karin Sager.

Något annat som överraskat henne är att de tysta zoner som efterfrågades mycket inför projektet, inte är de mest eftersökta platserna idag.

”Nej, snarare är det lugna zoner med semifokus som är mest använda. Jag tror att erfarenheten från vårt gamla kontor gjorde att många trodde att de skulle vilja sitta mer avskilt. Men nu när hela miljön är mer ändamålsenlig så kan man arbeta effektivt överallt och behovet av tysta zoner minskar.”

Stärker arbetsgivarvarumärket

Det var alltså den arbetsplatsanalys som Kinnarps gjorde inom ramen för Next Office® som låg till grund för det inredningsförslag som nu blivit Puls & Tränings dagliga verklighet. Designmässigt var önskemålet ett stilrent kontor som speglar verksamheten utan att bli övertydligt ”sportigt”. Karin Sager säger att även om deras tidigare kontor också var snyggt visuellt, finns det en djupare dimension i det nya.

”Vi får många uppskattande kommentarer från samarbetspartners och andra som kommer hit och jag märker att de är lite imponerade av att vi har arbetat så genomgripande med inredningslösningen. Jag ser också att vi har stärkt vårt arbetsgivarvarumärke och blivit mer attraktiva som arbetsgivare, så det blir enklare för oss att både att behålla och rekrytera personal”, säger Karin Sager.

Det är en uppfattning som bekräftas av den uppföljning som ingår i Kinnarps arbetsplatsanalys. Den visar att medarbetarnas snittbetyg på arbetsplatsen har ökat kraftigt. I genomsnitt med över 50 procent och i flera fall med över 100 procent. Siffror som sticker ut positivt är till exempel svaren på hur väl arbetsmiljön stödjer både enskilt fokuserat arbete och kreativt samarbete.

”Det visar hur viktiga våra arbetsplatsanalyser är inför en förändring av ett kontor. Genom att skapa skräddarsydda lösningar baserad på gedigen kartläggning och kunskap skapar vi värde för organisationen och inredningen blir en långsiktigt hållbar investering”, säger Henrik Axell.