Men vi tar det från början.

Begreppet ”Activity Based Working”, eller aktivitetsbaserat arbete, myntades redan för 20 år sedan av ett holländskt företag. De ville skapa ett kontor som var anpassat efter hur medarbetarna faktiskt jobbade – istället för att medarbetarna skulle behöva anpassa sig efter ett traditionellt möblerat kontor. Det aktivitetsbaserade kontoret tog alltså sin utgångspunkt i arbetssättet och inte i ett färdigt inredningskoncept.

 Den snabba tekniska utvecklingen i början av 2010-talet innebar ett paradigmskifte. Plötsligt var det möjligt att jobba precis varsomhelst både på och utanför kontoret. I dag är arbetet inte längre platsen som du går till, utan jobbet som du gör. I den här utvecklingen passar idén om det aktivitetsbaserade kontoret väldigt bra in.

 ”Men, som alltid med nya trender, så är det många som engagerar sig och utvecklar egna koncept. Det betyder att det har funnits många olika idéer om vad som är aktivitetsbaserat. Vissa lösningar stämmer inte alls in med det aktivitetsbaserade kontorets grundidé – nämligen att forma kontoret efter arbetssättet – och då riskerar man att resultatet inte blir bra. Desksharing och flexkontor är två sådana klassiska exempel”, säger Henrik Axell.

DET HÄR ÄR INTE AKTIVITETSBASERAT:

Desksharing
Här utgår man enbart från beläggningsgraden med målet att minska ner kontorsytan till ett minimum. Vanligt är att man har en mängd skrivbord som medarbetarna förväntas dela på, och det finns inga alternativ. Medarbetarna blir stressade över att inte veta om de har en plats att jobba vid och utsätts ofta för konstanta avbrott i form av konversationer och telefonsamtal.

Flexkontor
I Flexkontor saknar medarbetarna fasta platser. Den minskade ytan som blir resultatet av att man har färre antal skrivbord i förhållande till antalet medarbetare, utnyttjas bland annat till att konstruera samtalsrum, mötesrum och mötesplatser. Flexkontor förväxlas ofta med aktivitetsbaserade kontor eftersom det finns många ytor att välja mellan, men den positiva effekten uteblir eftersom kontoret i grunden inte är utformat efter hur organisationen arbetar. Det nya kontoret riskerar istället att bli en plats för stress och missnöje.

En av de grundläggande förutsättningarna för att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor är att organisationen är redo för den här typen av arbetssätt. Och så är det inte alltid.

”Det beror ofta på företagskulturen. I Holland och i de nordiska länderna har det aktivitetsbaserade arbetssättet etablerats snabbt, i många andra delar av Europa går utvecklingen lite långsammare. Min gissning är att det beror på att vi i Norden har platta, organisationer vilket gör att omställningen går enklare. Men egentligen är det företagskulturen som är den intressanta. Så fort du har en organisation som präglas av självledarskap och individer med hög förmåga att ta eget ansvar så är aktivitetsbaserat ett alternativ”, säger Kinnarps Concept Manager Henrik Axell.

Framtidens kontor

Lärdomen är att det inte går att pressa in enskilda organisationer och individer i färdiga koncept. Istället måste vi backa tillbaka till ursprungsidén: att utgå från arbetssätt och behov. Därför har Kinnarps utvecklat Next Office som är en konkret handlingsplan med syfte att skapa det perfekta kontoret för varje organisation. Next Office är vägen till ditt nästa kontor och bygger på sex steg. Utgångspunkten är en noggrann analys av organisationens och individernas arbetssätt.

”Att göra sin hemläxa är nyckeln till framgång. Steg 1-3 är en analysfas där vi tillsammans bygger den kunskap som krävs. Steg 4-6 är genomförandefasen där vi väljer den  lösning som passar aktuellt företag/organisation.”, förklarar Henrik Axell.

Ergonomiska arbetsplatser

Analysen ligger till grund för hur kontoret sedan utformas. Allt beror på vad medarbetarna behöver och hur de jobbar. Pratar man mycket i telefon ska det finnas gott om plats att dra sig undan för enskilda samtal, jobbar man mycket i projekt ska det finnas många flexibla projektytor. Det handlar om att skapa bättre ergonomi och energi; oavsett om det handlar om klassisk arbetsplatsergonomi med möbler som är lätta att justera för olika användare eller att skapa en kreativ miljö med god ljudergonomi och frihet för individen.

Next Office bygger på engagemang och delaktighet – från företagsledningen och från medarbetarna. Alla inkluderas i processen och informationsinsamlingen sker genom workshops, seminarier och webbenkäter.

Eftersom Next Office utgår från den enskilda organisationen så passar metoden lika bra oavsett om man är en kommun, stat, landsting, eller företag.  Det är arbetssättet som är överordnat den fysiska arbetsplatsen.