Glöm allt som du (tror att) du vet om aktivitetsbaserade kontor!

Det finns många frågor, och fördomar, om det aktivitetsbaserade kontoret. Henrik Axell, Concept Manager för Kinnarps Next Office, berättar allt som du behöver veta för att lyckas med ditt nästa kontor – oavsett om det är helt aktivitetsbaserat, delvis aktivitetsbaserat eller inte alls… ”Knepet är att inte låsa fast sig vid färdiga koncept och lösningar. Det perfekta kontoret kan du bara skapa om du utgår från dina medarbetares behov”, säger Henrik Axell.

DE SENASTE ÅREN HAR AKTIVITETSBASERADE KONTOR VARIT DEN ALLRA HETASTE AV KONTORSTRENDER.

För företag som vill satsa på arbetsplatsutveckling och smarta kontor har just det aktivitetsbaserade kontoret varit förstahandsvalet. Men samtidigt hörs negativa röster. Är aktivitetsbaserade kontor så bra som det påstås?

 ”Ja! Men däremot så råder det en viss förvirring kring vad ett aktivitetsbaserat kontor faktiskt är. Många företag som tror sig jobba aktivitetsbaserat gör det inte egentligen – och då är det inte så konstigt att det inte fungerar”, menar Henrik Axell.

Henrik Axell, Next Office Concept Manager

Men vi tar det från början.

Begreppet ”Activity Based Working”, eller aktivitetsbaserat arbete, myntades redan för 20 år sedan av ett holländskt företag. De ville skapa ett kontor som var anpassat efter hur medarbetarna faktiskt jobbade – istället för att medarbetarna skulle behöva anpassa sig efter ett traditionellt möblerat kontor. Det aktivitetsbaserade kontoret tog alltså sin utgångspunkt i arbetssättet och inte i ett färdigt inredningskoncept.

 Den snabba tekniska utvecklingen i början av 2010-talet innebar ett paradigmskifte. Plötsligt var det möjligt att jobba precis varsomhelst både på och utanför kontoret. I dag är arbetet inte längre platsen som du går till, utan jobbet som du gör. I den här utvecklingen passar idén om det aktivitetsbaserade kontoret väldigt bra in.

 ”Men, som alltid med nya trender, så är det många som engagerar sig och utvecklar egna koncept. Det betyder att det har funnits många olika idéer om vad som är aktivitetsbaserat. Vissa lösningar stämmer inte alls in med det aktivitetsbaserade kontorets grundidé – nämligen att forma kontoret efter arbetssättet – och då riskerar man att resultatet inte blir bra. Desksharing och flexkontor är två sådana klassiska exempel”, säger Henrik Axell.

 

DET HÄR ÄR INTE AKTIVITETSBASERAT:

Desksharing
Här utgår man enbart från beläggningsgraden med målet att minska ner kontorsytan till ett minimum. Vanligt är att man har en mängd skrivbord som medarbetarna förväntas dela på, och det finns inga alternativ. Medarbetarna blir stressade över att inte veta om de har en plats att jobba vid och utsätts ofta för konstanta avbrott i form av konversationer och telefonsamtal.

Flexkontor
I Flexkontor saknar medarbetarna fasta platser. Den minskade ytan som blir resultatet av att man har färre antal skrivbord i förhållande till antalet medarbetare, utnyttjas bland annat till att konstruera samtalsrum, mötesrum och mötesplatser. Flexkontor förväxlas ofta med aktivitetsbaserade kontor eftersom det finns många ytor att välja mellan, men den positiva effekten uteblir eftersom kontoret i grunden inte är utformat efter hur organisationen arbetar. Det nya kontoret riskerar istället att bli en plats för stress och missnöje.

  • KINNARPS NEXT OFFICE®

  • Ditt nya kontor –
    på dina villkor

En av de grundläggande förutsättningarna för att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor är att organisationen är redo för den här typen av arbetssätt. Och så är det inte alltid.

”Det beror ofta på företagskulturen. I Holland och i de nordiska länderna har det aktivitetsbaserade arbetssättet etablerats snabbt, i många andra delar av Europa går utvecklingen lite långsammare. Min gissning är att det beror på att vi i Norden har platta, organisationer vilket gör att omställningen går enklare. Men egentligen är det företagskulturen som är den intressanta. Så fort du har en organisation som präglas av självledarskap och individer med hög förmåga att ta eget ansvar så är aktivitetsbaserat ett alternativ”, säger Kinnarps Concept Manager Henrik Axell.

 

Framtidens kontor

Lärdomen är att det inte går att pressa in enskilda organisationer och individer i färdiga koncept. Istället måste vi backa tillbaka till ursprungsidén: att utgå från arbetssätt och behov. Därför har Kinnarps utvecklat Next Office som är en konkret handlingsplan med syfte att skapa det perfekta kontoret för varje organisation. Next Office är vägen till ditt nästa kontor och bygger på sex steg. Utgångspunkten är en noggrann analys av organisationens och individernas arbetssätt.

”Att göra sin hemläxa är nyckeln till framgång. Steg 1-3 är en analysfas där vi tillsammans bygger den kunskap som krävs. Steg 4-6 är genomförandefasen där vi väljer den  lösning som passar aktuellt företag/organisation.”, förklarar Henrik Axell.

 

Ergonomiska arbetsplatser

Analysen ligger till grund för hur kontoret sedan utformas. Allt beror på vad medarbetarna behöver och hur de jobbar. Pratar man mycket i telefon ska det finnas gott om plats att dra sig undan för enskilda samtal, jobbar man mycket i projekt ska det finnas många flexibla projektytor. Det handlar om att skapa bättre ergonomi och energi; oavsett om det handlar om klassisk arbetsplatsergonomi med möbler som är lätta att justera för olika användare eller att skapa en kreativ miljö med god ljudergonomi och frihet för individen.

Next Office bygger på engagemang och delaktighet – från företagsledningen och från medarbetarna. Alla inkluderas i processen och informationsinsamlingen sker genom workshops, seminarier och webbenkäter.

Eftersom Next Office utgår från den enskilda organisationen så passar metoden lika bra oavsett om man är en kommun, stat, landsting, eller företag.  Det är arbetssättet som är överordnat den fysiska arbetsplatsen.

MERVÄRDE MED KINNARPS NEXT OFFICE®

 

Ökat samarbete i en kreativ och positiv kontorsmiljö.
 
Optimerad arbetsyta där varje kvadratmeter används på bästa säTT. 
  • Kontoret stöttar olika personligheter och arbetssätt – både team och individer. 

  • Kontoret skräddarsys för er verksamhet och ger en mer produktiv arbetsmiljö och effektivare processer.
  •   
  • Möjligheten att själv välja en funktionell plats för sitt arbete ger en stressfri miljö. Ergonomiska produkter minskar risken för arbetsrelaterade skador.

Ett kontor utformat med medarbetarna i centrum attraherar nya och befintliga  kompetenser och stärker företagets varumärke.

TRENDSPANING

– DET HÄNDER PÅ KONTORET!

1.

För första gången är vi fyra generationer som jobbar sida vid sida. En 20-åring och en 70-åring arbetar på olika sätt och det måste vi tänka på när vi utformar våra kontor. 

 

2.

Att företaget gör hållbara val – även på kontoret – blir allt viktigare både för kunder och för medarbetare. 

3.

Trådlös uppkoppling ärett måste på alla arbetsplatser – inte bara på kontoret.  

 

4. 

Projektarbete blir en allt mer populär arbetsform 

5.

Medarbetarna kräver större inflytande över sin arbetsplats – var de jobbar och hur.

 

6. 

Den nya mobiliteten innebär att avbrott och distraktioner blir ett allt större problem på jobbet. Därför måste arbetsplatsen inredas så att medarbetarna får möjlighet att jobba ifred – när de behöver det.