Kinnarps utformar kontorsmiljöer för den nya vardagen
Sedan 1942 har familjeföretaget Kinnarps vuxit till att bli en av Europas största leverantörer av inredningslösningar för kontor, skola samt vård- och omsorgsmiljöer. Med närvaro på över 200 orter globalt och omfattande kompetens inom arbetsplatsanalys och hållbarhet skapar företaget verksamhetsanpassade, kontor för morgondagen.
– Vi har genomfört drygt 220 arbetsplatsanalyser mot större företag, kommuner, regioner och myndigheter, både i Sverige och internationellt. Då det tidigare var tekniken som var drivande i övergången till flexibla och mobila kontor, har det under 2020 varit Covid-19, berättar Henrik Axell, arbetsplatsstrateg hos Kinnarps.
Nya rutiner kräver nya miljöer
Henrik förutspår att vi framåt sommaren kommer att kunna börja återvända till kontoret. Han betonar att även om många trivs bra i hemmamiljön vill de flesta återknyta med sina kollegor.
– I snitt verkar folk vilja arbeta hemifrån 2-3 dagar i veckan. Utformningen av kontorens miljöer kommer därför att behöva förändras. Exempelvis bör man börja utforma miljöer med specifika syften: för samarbete, för avskilt fokuserat arbete eller för digitala möten.
I den intervjustudie Kinnarps gjort syns det tydligt att vi kommer omdefiniera våra kontor efter covid-19. Det handlar om att skapa en ny balans mellan hemmet och kontoret och säkerställa en hållbar och effektiv lösning som får både organisationen och de anställda att må bra. Henrik konstaterar att det kan vara en utmaning att anpassa sitt kontor till den nya vardagen, men att det finns åtgärder som kan hjälpa.
– Att ha en tydlig vision och målbild är centralt. Vad vill vi med företaget, avdelningen eller de anställda? Vilka ramar gäller för arbetssätt och ledarskap? Vilka uppgifter fungerar bra att sköta hemma respektive inte? För man en öppen kommunikation kring detta minskar risken för problem. Istället kan man fokusera på vad som är bäst för individ respektive organisation.
Tre avgörande faktorer
Med hjälp av sina heltäckande arbetsplatsanalyser av såväl kontor, skola samt vård- och omsorgsmiljöer, hjälper Kinnarps sina kunder att kartlägga behov och skapa miljöer specifikt utformade för verksamheten. Processen omfattar allt från praktiska workshops med särskilt utvecklade verktyg och webbenkäter till teknik för att mäta beläggningsgrad, för att få med sig personalen på förändringsresan
– Framgången beror på tre avgörande faktorer: dels behöver ledningen vara delaktig med mål och vision, dels behöver medarbetarna involveras och dels behöver man vara noggrann med kartläggningen. Vi har omfattande erfarenhet av det här arbetet och bistår gärna våra kunder med att optimera sin arbetsplats, avslutar Henrik.
Fem tips för en optimerad arbetsplats
– Sätt en tydlig vision och målbild kring vad ni vill göra med kontoret. Kan miljöerna bli trivsammare, kan ni öka samverkan mellan avdelningar, kan ni främja hälsa?
– Involvera personalen i förändringen för att skapa delaktighet
– Utforma kontoret efter de aktiviteter som faktiskt kommer att utföras där
– Sätt tydliga spelregler – hur beter vi oss? Vad gäller i högfokuszonen respektive samarbetszonen?
– Följ upp! Stärk det som fungerar bra, ändra det som inte fungerar. Håll förändringen levande
