Den snabba teknikutvecklingen påverkar inte bara sättet som vi arbetar på – det har också förändrat våra sätt att mötas. Antalet möten och konferenser där vi möts rent fysiskt – och som vi måste ta bilen eller flyget till – blir allt färre. Istället har vi börjat använda oss av videomöten i allt större utsträckning.

Men snart så kommer Virtual Reality att ge våra distansmöten ytterligare en dimension. Med Virtual Reality får vi möjligheten att uppleva människor och miljöer som om vi vore där. I det långa loppet kommer det att bli möjligt att hålla möten i vilken miljö vi vill. I en virtuell kopia av företagets styrelserum eller produktionsanläggning – alternativt i en inspirerande miljö på en paradisö… Egentligen är det bara fantasin som sätter gränser.

Naturligtvis kommer vi att fortsätta att ha fysiska möten när det är nödvändigt. Men tack vare den nya tekniken så får vi möjlighet att tänka hållbart och minska vår miljöpåverkan i form av resor och CO²-utsläpp. Ur verksamhetssynpunkt så är distansmöten också kostnadseffektiva, eftersom de sparar både tid och pengar. För att fungera bra måste framtidens mötesrum och konferensrum vara välutrustade med all nödvändigt teknik på plats, gärna integrerade i kontorsmöblerna, till exempel i mötesbord och konferensbord. 

Att arbeta i olika team och projekt har blivit väldigt vanligt. Det innebär också att korta möten och överläggningar är en naturlig och nödvändig del av arbetsprocessen. För den här typen av möten behöver du lösningar som är flexibla. Arbetsplatsen ska enkelt kunna ändras om från individuella arbetsbord och bänkbord till ett mötesbord och tillbaka igen.

Du behöver också mötesrum, konferensrum och miljöer som fungerar för spontana möten. Så fort du känner att du behöver följa upp med en kollega, ska kontorsmiljön kunna erbjuda flera olika miljöer där ni kan talas vid utan att störa andra. Miljöerna för spontana möten måste snabbt och enkelt kan anpassas för det behov som ni har för stunden. Bord, arbetsstolar, stolar, soffor och andra sittmöbler måste vara flexibla, ergonomiska och anpassningsbara.

Mötesrum för förbokade möten bör finnas i flera olika storlekar – små mötesrum avsedda för 4-6 personer och större mötesrum för 6 personer eller fler. För styrelsemöten, workshops och stormöten kommer du fortfarande att behöva ett rejält konferensrum med ett välutrustat konferensbord i centrum. Eftersom sittningar av den här typen kan ta en stund, är det viktigt att mötesrummet är utrustat med ergonomiska konferensstolar. Bra stolar som du sitter skönt i förhindrar att du får ont och blir trött, och gör det lättare att hålla sig pigg och alert genom hela mötet. 

På många sätt så påminner det samtida kontoret om våra hem. Vi kan välja vad vi vill göra och var. Vi kan också utföra många olika sysslor i en och samma arbetsmiljö – inte så olikt hur vi använder vardagsrummet därhemma.  

I det flexibla kontoret uppmuntras vi att samarbeta och ha möten ofta. För att mötet ska bli givande, utan att ni riskerar att störa varandra, behöver ni ha regler. Bestäm tillsammans var och när det är okej att ha möten och samtala. Det här är extra viktigt när det handlar om spontana möten. Om du till exempel passerar din kollega och kommer på att du skulle vilja stämma av några saker – be om ett kort möte i en av de miljöer som är avsedda för just sådana möten. Då kan ni prata hur mycket ni vill, utan att någon blir irriterad. När det gäller planerade möten, investera gärna i ett bokningssystem eftersom det gör organisationen effektiv och minskar risken för missförstånd.   

Ett bra exempel på ett flexibelt och anpassningsbart mötesbord: Nexus Meeting.

Kontakta oss

Pressmeddelande: Nexus Meetings – för det nya sättet att mötas