När hemmet blir en arbetplats
Några av oss har jobbat hemifrån någon gång ibland, men för många som arbetar hemifrån kan det känns som en helt ny värld. Det kan kännas plötsligt, att från en dag till en annan, ska du nu spendera den mesta av arbetstiden i ditt hem. Vi vet inte heller om det kommer att pågå under en längre tid, men vi vet att det kan vara svårt att vänja sig, särskilt när hemmakontoret inte är ett självval. Att ersätta det dagliga kontorslivet med att arbeta och kommunicera online är en utmaning, inte bara när det gäller att tillhandahålla lämpliga tekniska anläggningar, utan det utgör också svårigheter för både team och individer.
Vi vill ge dig några tips om hur du kan förbättra denna situation och utforska det långsiktiga perspektivet på detta intressanta - om något okända - ting som kallas "fjärrarbete".
ARBETA HEMIFRÅN ELLER "FJÄRRARBETA"?
Att arbeta hemifrån, som namnet antyder, innebär arbete inom de fyra väggarna i ditt eget hem, dvs. från ett hemmakontor, medan fjärrarbetet är en mycket bredare term. Det betyder att du flyttar din arbetsplats som din arbetsgivare tillhandahåller - kontoret - till en annan plats. Det kan vara ditt hem, ditt favoritkafé, ett hotell eller kanske ett bibliotek. De två tolkningarna kan ibland kännas lite oklara, men vad vi än kallar det så gynnar det mer kontorsanställda jämfört med andra yrken. När det väl kommer till kritan så kan inte en veterinär, kassör eller sjuksköterska utföra sina uppgifter hemifrån. Möjligheten att arbeta hemifrån är normalt bara en dröm, även för många kontorsanställda.
I vår Next Office Insights Report1 hjälper vi våra kunder att analysera deras arbetsplatser och arbetsmönster. Vi har genomfört över 200 analyser över hela Europa, där vi kan se att de anställda uppskattar att de arbetar 15% utanför kontoret. Enligt Eurostat2 har andelen anställda mellan 15 och 64 år i EU, som vanligtvis arbetar hemifrån uppgått till 5,0% 2017. Andelen anställda i EU som ibland arbetar hemifrån har ökat regelbundet under åren, från 7,7% i 2008 till 9,6% 2017, även om siffran 2017 var något lägre än 2016 (9,8%).
FÖR INDIVIDEN
- Människor tenderar att arbeta mycket mer på sina hemmakontor, eftersom det inte finns någon tydlig start och slut på dagen. Frånvaron av ett fast schema - som annars tillhandahålls av pendeln till och från arbetet - kan göra att dagen verkar både oändlig och formlös. Var därför uppmärksam på klockan och se till att du följer en daglig rutin.
- Vid sittande arbete bör du ha ryggen rak, ta regelbundna pauser från skrivbordet, sträcka på kroppen och försöka få lite solljus. Det är en bra idé att gå ut på terrassen eller balkongen, stå vid ett fönster eller ta en promenad runt huset eller en närliggande park. Solljus spelar en viktig roll för att reglera vår dygnsrytm, vilket gör att vi kan skilja mellan de olika tiderna på dagen.
- Som fortsättning på ovan punkt är det även viktigt att få till träning i vardagen. Det finns många typer av övningar som du kan göra hemma med din egen kroppsvikt eller med minimal utrustning som finns i varje hushåll. Det finns dedikerade YouTube-kanaler, webbplatser och applikationer för träning, och du kan välja vilka som dina behov bäst. Rörelse är ett viktigt dagligt behov och bra för både humöret och prestationen. Även den mest grundläggande aktiviteten kommer att försvinna från din dag om du inte springer för att ta bussen eller gå mellan stationen och kontoret för att komma fram.
- Avsätt tid och utrymme för de uppgifter som du måste ägna mest uppmärksamhet åt. "Stör ej" och flygläge på din mobiltelefon kan vara en stor hjälp i det avseendet. Du kan även skriva ner tiderna i kalendern så att dina kollegor ser att du är upptagen.
- Ge dig själv egentid. Till och med 5 till 10 minuter kan vara tillräckligt. Gör något som muntrar upp dig själv! Du kan se detta som en belöning när du har slutfört en uppgift. När du vanligtvis tar en kaffe på jobbet och pratar med dina kollegor kan nu bli promenad, en privat telefonsamtal, läsa en tidning på nätet eller hjälpa barnen med läxor.
FÖR LEDAREN
- En chef måste känna sina anställda och vilka uppgifter som denne kan utföra hemifrån. I dessa lägen är tillit mellan anställd och arbetsgivare extra viktigt. Du kan bara lita på någon om du vet vad de gör, vilka typer av uppgifter deras jobb innebär, vilken planeringsförmåga och färdigheter de har och hur lätt eller svårt det är för dem att be om hjälp. För att veta allt detta måste du känna den andra personen.
- Att arbeta hemifrån är en möjlighet. En möjlighet att slutföra samma uppgifter med samma prestation men på en annan plats. Vi vet alla att vissa anställda har svårt att arbeta kontinuerligt, även på kontoret. Din förmåga att engagera och inspirera är ännu viktigare nu än någonsin. Uppmuntrande mail med engagemang, pepp och uppföljning av uppgifter kommer man långt med.
- Var tekniksmart. Det finns tillfällen då e-post, videomöten och telefoner inte visar sig vara tillräckliga. Istället för att hantera allt kan du använda vilken som helst av de otaliga apparna för onlineuppgifter, processer och projekthantering som smidigt kan ersätta oändliga e-postmeddelanden, meddelanden och samtal.
- Ledarskap kräver extra tid och engagemang under dessa tider. Var proaktiv och håll ett konstruktivt videomöte med ditt team regelbundet för att hålla jämna steg med uppsatta mål och KPI:er.
- Var en människa, inte bara en chef. Situationen vi befinner oss i just nu är ny för många. Visa förståelse för att hemmakontoret kan upplevas olika för varje individ!
när hemmet blir en arbetplats
Hur man skapar ett bra kontor i sitt hem är inte en enkel fråga att besvara, även om hemmakontoret är planerat i förväg. För att inte tala om situationen där du oväntat tvingas in på ett hemmakontor, från en dag till en annan, och under en oförutsägbar tid (med tanke på den nuvarande situationen). Kinnarps tror på att skapa ergonomiska arbetsplatser, enligt principerna att skapa rum baserade på funktionalitet och aktivitet. Och det är lika viktigt i ditt hem som på kontoret!
1.
Hitta rätt plats. Hälsa och välbefinnande - som särskilt bör betonas i den nuvarande situationen - är grunden för produktivitet. En plats betraktas som ergonomisk om den matchar de funktionella behoven hos den som tillbringar tid där. Försök att hitta en plats i ditt hem som du kan forma utefter dig och dina arbetsbehov. I decennier har Kinnarps arbetat med att utveckla produkter som kräver full ergonomi till högsta standard. Oavsett om det är ett sitt/stå-skrivbord, en arbetsstol eller akustiska lösningar, är dessa produkter lika viktiga på ett hemmakontor som i företagskontor
2.
Med tanke på de många positiva effekterna och hälsofördelarna med naturligt ljus, bör du placera ditt arbetsbord bredvid ett fönster. Ljuset håller dig inte bara piggare men ger även bra belysning från sidan som minskar risken för bländning, reflektioner och skuggor. Dagsljus ökar både kreativiteten och våra depåer av serotonin som minskar risken för depression.
3.
Färger påverkar ditt humör och känslor. Färgsättningen i ett rum kan ha en betydande effekt på välbefinnandet och produktiviteten hos individer som tillbringar tid där. Man brukar säga att grönt lugnar, blått ökar produktiviteten, rött ökar uppmärksamheten och gult ökar kreativiteten. Omge dig av färger och växter som rensar luften och gör dig mer balanserad. Ofta använder vi ljusa kulörer på väggarna i hemmet, så det kan vara svårt att hitta ett rum med en stark kulör. Istället kan du försöka ta hjälp av färgglada växter, tavlor och inredning.
4.
Buller är en naturlig del av arbetsmiljön, men alltför höga ljudnivåer kan minska produktiviteten avsevärt. Buller påverkar din koncentration, stressnivåer och förmågan att tänka kreativt. Störningar kan orsaka frustration, vilket begränsar välbefinnande och effektivitet. Lugna ljud och musik kan vara en god idé att använda sig av för att förbättra produktiviteten. Akustiken kan vi förbättra med några enkla steg. Genom att placera mattan, gardinen, kuddar, bokhylla och växter smart kan du skapa en god ljudmiljö även i ditt vardagsrum.
Vi hoppas att dessa tips kan hjälpa dig en bit på vägen mot att skapa ditt egna hemmakontor. Vårt mål har varit att ge dig några idéer om hur du hittar både produktivitet, kreativitet och välbefinnande när du arbetar från ditt kök eller vardagsrum. Kanske kommer de även till användning när du återvänder till ditt vanliga kontor?
KÄLLOR
1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1
LITE INSPIRATION TILL DITT HEMMAKONTOR
