Tar rummet död på dina möten?
Så här fixar du det
Att samarbeta och skapa tillsammans var och när som helst, är en naturlig del av dagens arbetsliv, såväl i små företag som i stora bolag. Alla vet att det händer bra saker när vi möts, men alla möten är inte bra. Det är faktiskt så att 47 % upplever att möten är den största tidstjuven på kontoret. Mycket har sagts om hur man håller bra, givande möten – men kan mötesrummens utformning och design också spela en viktig roll?
Kollegor och affärspartners finns ofta på olika geografiska platser. Därför blir möten och projekt en allt viktigare del av vårt arbetsliv. I genomsnitt har kontorsarbetare 62 möten varje månad, och ledningen ännu fler. Det tar mycket tid, och en stor del av den utnyttjas inte effektivt. Upp till 25 % av mötestiden går åt till ovidkommande frågor. Vi är övertygade om att mötes- och konferensrum kan utformas för att göra det lättare att hålla produktiva möten som dessutom blir mer effektiva och stimulerar kreativiteten.
Vilken typ av möten har du (eller vill du ha)?
För att kunna utforma mötesutrymmen som passar dig ska du börja med att fundera över vilken typ av möten du faktiskt har och vad som behövs för framtida möten. Fundera över hur rummen utnyttjas, hur stora och hur långa möten som hålls där – uppfyller de rum du har i dag dina utrymmesbehov? Den informationen är värdefull för designprocessen och gör det lättare att skapa skräddarsydda utrymmen som stöder era arbetssätt.
”Vi vet att våra kunder ställs inför allt fler utmaningar i takt med den tekniska utvecklingen, och det finns ett stort behov av innovativa och funktionella mötesutrymmen som stöder de nya arbetssätten. Med Kinnarps Next Office®* blir det här en inkluderande process med målet att ge våra kunder kreativa, flexibla och effektiva mötesrum och mötesplatser. Det handlar om att se helhetsbilden och tänka på allt – organisationen, den fysiska miljön, tekniken och medarbetarnas individuella behov.”
*Kinnarps Next Office® är ett resultatinriktat koncept och en process som utgår från varje enskild verksamhets behov, och där medarbetarna har nyckelrollen. Next Office bygger på ett omfattande researcharbete tillsammans med kunder, organisationsutvecklare och framtidsanalytiker.
I dagens kontorsmiljöer kommunicerar vi ofta både fysiskt och virtuellt på samma plats – vi samarbetar i delade dokument, presenterar material på stora skärmar och deltar i videokonferenser med människor från hela världen. Se till att utrusta dina mötesplatser med smart teknik som stöder både hur du har möten i dag, och hur du skulle vilja ha möten i framtiden.
Vad är en bra mötesplats?
En mötesplats är mer än ett rum fullt med bord och stolar. För att den ska fylla sitt syfte finns det några viktiga saker att tänka på. Börja med färgerna. Olika färger påverkar oss på olika sätt, och det har betydelse när en mötesplats utformas för en viss typ av möten. Gult stimulerar till samtal, så det är en bra färg att använda i mötesrum. Gult kan med fördel användas på väggar och möbler i kreativa utrymmen där deltagarna ska bolla idéer och diskutera fritt. Blått är också en bra färg att använda i konferensrum. Det skapar en känsla av lugn och hjälper oss att fokusera bättre och bli mer produktiva. Använd blått i utrymmen där du håller workshops och idémöten. Blått signalerar också förtroende, så det är en bra färg i utrymmen där du träffar kunder. I videokonferensrum är det viktigt med en bra bakgrund för att deltagarna ska synas tydligt på videoupptagningen, och för att det inte ska bli för ansträngande för de som tittar på skärmen. Här är det bra med en lugnande och neutral färg med medelstark kontrast – välj dämpade, jordnära färger som gulbrunt, beige, grått eller skifferblått. Starka färger, bländvita och mörka nyanser ger ofta visuella effekter som inte fungerar så bra på videoupptagningen, så det är bäst att undvika dem på väggar i konferensrum med videoutrustning.
Bildskärmar används i de flesta mötesutrymmen nu för tiden – inte bara för videokonferenser. Vi delar och visar dokument som alla deltagare behöver se, och därför är det viktigt att möblera rummet så att alla kan titta på skärmen. Se till att mötesbordet är lika brett som skärmen, eller ställ in ett V-format bord så att alla deltagare kan se. Stolar med hjul gör det lättare för deltagarna att flytta sig och hitta en bättre vinkel för att se skärmen så bra som möjligt.
Flexibiliteten som stolar med hjul medför är även bra för möten med gruppdiskussioner och för workshops där deltagarna kan behöva flytta sig snabbt och utan att störa. I utrymmen där det ska förekomma flexibla och dynamiska möten är det bra att ha utdragbara och hopfällbara bord som är lätta att flytta.
På kreativa möten och vid brainstorming är det viktigt att kunna röra sig fritt i rummet för att hålla energin och tempot på topp. Höj- och sänkbara mötesbord är lätta att anpassa efter behov – ett högre bord med pallar gör att deltagarna kan vara mer aktiva, stå upp och delta i samtal eller leda mötet vid en whiteboard eller skärm.
Akustiken i mötesrummet har också betydelse för deltagarnas fokus och produktivitet. Hårda ytor, till exempel kala väggar, glaspartier, skärmar och whiteboards som ofta finns i mötesrum skapar en obehaglig ljudmiljö med höga ljud och eko. Med ljudabsorberande och ljuddämpande väggpaneler och takplattor blir ljudmiljön mer balanserad med färre störande ljud. Tänk också på att ljud inte ska kunna tränga ut från rummet – du ska kunna höras, men inte överhöras.
Glöm inte bort att möblera för spontana möten.
Varje dag sker spontana möten på arbetsplatser. Kollegor möts i korridorer och vid kaffeautomaten eller stannar upp vid varandras arbetsplatser för att ställa frågor och bolla idéer. Dessa spontana möten är inte bara viktiga för relationerna mellan medarbetare utan stärker också samarbete och problemlösning. Gör det lätt för medarbetare att stanna till och prata genom att ha bekväma och öppna sittplatser på utvalda ställen.
Vi ser att inspirerande och funktionella mötesplatser ger utrymme för mer kreativa och effektiva möten. Vad vi siktar mot är miljöer som är så bekväma, intuitiva och välkomnade att de ger både högre fokus och mer trivsel till mötet. Miljöer som är så välplanerade och funktionella att deltagarna kan fokusera på sina egna kreativa processer och samarbeta på bästa möjliga sätt.
Behöver du hjälp med att ge dina mötesrum nytt liv? Eller är det dags för nya spännande mötesplatser – bortom de traditionella konferensrummen?
Källor
https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/
)
)
)
)
)
)
)
