Kundprojekt: Kontract

Höga betyg för nytt sätt att arbeta och mötas

Visionen att bli branschens mest attraktiva arbets- och mötesplats förpliktigar. När IT-konsultbolaget Kontract skulle byta kontor tog de hjälp av Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office® för att göra en grundlig genomgång av behov och möjligheter.

De gamla lokalerna började bli trånga för det växande IT-företaget, men framför allt saknades viktiga funktioner. ”Vi hade en väldigt traditionell möblering som inte passade vår verksamhet med konsulter som är ute mycket hos kund. Beläggningen på kontoret varierar kraftigt och det gamla kontoret matchade inte våra behov av flexibla lösningar”, säger Lotta Grundin som var Kontracts projektledare för flytten.

Utöver att den bristen skapade utmaningar för effektivitet och arbetsglädje, väckte den också frågor om hur sådant som gemenskap, samverkan och kunskapsutbyte i organisationen påverkades. ”Vårt kontor behöver vara både en effektiv arbetsplats och en attraktiv mötesplats som ger våra medarbetare ett tydligt mervärde. Det måste erbjuda ytor för olika aktiviteter men också bidra till att skapa tillhörighet och generera energi”, säger hon. Vissa av de här problemen hade ledningen börjat diskutera, men man insåg också att en lyckad förändring skulle kräva att man formulerade en helhetssyn på både nuläget och vägen framåt. ”Det var i den fasen vi fick höra om Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office® och insåg att det var precis vad vi behövde”, säger Lotta Grundin.

Genom föreläsningar, workshops och en webbenkät fångade Kinnarps upp personalens behov och identifierade organisationens arbetsmönster. En nulägesanalys av kontoret gjordes utifrån faktorerna produktivitet och kreativitet, samarbete, hälsa och välmående samt akustik, ljus och luft. Till det adderades stöd med förändringsprocessen och planering av kontorets ytor.

Projektet har nu resulterat i en verksamhetsanpassad miljö där personalen kan välja arbetsplats utifrån den arbetsuppgift, aktivitet eller sinnesstämning de har för dagen, till exempel med tydliga zoner för låg-, semi- och högfokus. Där finns också mer lekfulla och lustfyllda inslag som ett lunchrum med skön kafékänsla, en entrélounge som välkomnar medarbetare och kunder – och en yta med pingisbord för den som behöver koppla av med något annat en stund.

”En av de största fördelarna med det nya kontoret är våra drop-in-rum. De används flitigt, eftersom vi har fler och fler distansmöten. Och förstås lunchrummet som är hjärtat på kontoret och en levande plats där vi bland annat möts för frukost och lunch”, säger Lotta Grundin.

Den vision som med Kinnarps hjälp togs fram under processen slår fast att Kontract ska vara: IT –branschens och Örebros mest attraktiva arbets- och mötesplats där människor mår bra, inspireras och växer för att lyckas och nå största möjliga framgång.

Det var även det som inredningsarkitekten Marie Oscarsson på Mom Designstudio tog fasta på när hon använde Kinnarps och Kontracts analys för att skapa konkret inredning. ”Förutom de faktiska funktionerna och produkterna har vi jobbat med att lyfta identitet och varumärke. Målet är att miljön inte bara ska vara en orsak i sig att komma till kontoret utan att den också ska spegla Kontracts kärnvärden, vision och målbild”, säger hon och fortsätter: ”Vi har till exempel lagt stor vikt vid att färgsättningen skapar en helhet. Genom att hålla en genomgående ton är det också enklare att förändra inredningen, till exempel när företaget växer, och på det sättet få en mer hållbar lösning på sikt.”

Resan från ett traditionellt kontor till ett flexibelt verksamhetsbaserat kontor måste väl ändå haft sina utmaningar? Lotta Grundin svarar blixtsnabbt på frågan. ”Nej, det har faktiskt gått otroligt smidigt och enkelt. Det beror dels på att våra medarbetare är ganska vana vid att arbeta så här även om det gamla kontoret inte stöttade dem i det arbetssättet, dels på att vi med Kinnarps hjälp gjorde arbetet från grunden. Vi har också stor nytta av vår så kallade Spelbok där vi utifrån vår arbetsplatsanalys samlat regler, praktisk information och förklaringar till hur vår nya arbetsplats ska fungera på bästa sätt.”

Det Lotta Grundin säger bekräftas av den utvärdering som Kinnarps gjorde cirka ett halvår efter att Kontract flyttade in det nya kontoret. Henrik Axell, ansvarig arbetsplatsstrateg från Kinnarps, berättar att på område efter område – så som samarbete, effektivitet, kreativitet och välmående – har personalens betyg på kontoret och det nya arbetssättet rusat i höjden. På en tiogradig betygsskala rör det sig sammantaget om en förflyttning från drygt fem till närmare nio.

”Det pekar på hur avgörande en arbetsplatsanalys är när man står inför att förändra sitt kontor. Genom att basera det vi gör på gedigen kartläggning och kunskap kan vi skapa skräddarsydda lösningar som innebär att inredningen blir en långsiktigt hållbar investering”, säger Henrik Axell.