Kundprojekt: Tekniska Kontoret Mörbylånga Kommun

En ny gemenskap

Medarbetarna på Mörbylånga kommuns tekniska verksamhetsområde satt länge utspridda på sex olika adresser. Beslutet att samla allt under ett tak blev startskottet för en stor förändringsresa. Med stöd av Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office® fick kommunen hjälp att identifiera och analysera verksamhetens behov – och att forma en arbetsmiljö som stöttar ett helt nytt arbetssätt.

Från fasta platser till flexibla ytor

Tidigare hade varje medarbetare en egen, personlig skrivbordsplats. I det nya kontoret har man istället infört ett aktivitetsbaserat arbetssätt, där medarbetarna väljer plats utifrån uppgift och behov. Det innebär en variation av miljöer som används för olika typer av arbete – från fokuserade enskilda uppgifter till informella möten och samarbeten. Förändringen krävde nya rutiner och ett gemensamt synsätt, men har också öppnat upp för mer flexibilitet, utbyte och gemenskap i vardagen.

Stärkt gemenskap och produktivitet

Resultatet blev ett kontor som stärker både produktivitet och samhörighet i organisationen. Idag sker de samtal och samarbeten som tidigare uteblev när avdelningar satt åtskilda. Närheten till kollegor gör snabba frågor enkla, och har samtidigt skapat en vardag där erfarenheter och idéer delas mer spontant. Variationen av miljöer gör dessutom att alla kan välja den plats som bäst stöttar deras arbetsuppgifter.

Niclas Beermann, chef för verksamhetsområdet teknik i Mörbylånga kommun, beskriver det som en palett av förbättringar — från ökad produktivitet till större trivsel:

– Miljöerna känns nya och tilltalande, och det finns en helt annan möjlighet till gemenskap och samarbete. Jag ser dagligen möten som inte hade kunnat uppstå innan förändringen. Man har fått en tillhörighet och en möjlighet att forma nya vänskaper, säger han.

Arbetsplatsanalysen skapade rätt förutsättningar

Det var under en inspirationsföreläsning hos Kinnarps i Kalmar som Mörbylånga kommun insåg vikten av att börja med ett gediget förarbete. De valde därför att ta hjälp av Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office® – ett verktyg som ger en djup förståelse för verksamhetens behov och arbetssätt. Henrik Axell, Arbetsplatsstrateg på Kinnarps, var en av dem som ledde processen.

– Genom Next Office® fick ledningen stöd i att formulera och tydliggöra verksamhetens vision och mål. Därefter involverades medarbetarna genom workshops, föreläsningar och enkäter på ett strukturerat och genomtänkt sätt, för att kartlägga behov och skapa delaktighet, berättar han.

Ett faktabaserat underlag som grund för inredningen

Analysen resulterade i en areaplanering och ett omfattande beslutsunderlag byggt på fakta och insikter från både ledning och medarbetare. Resultatet visade hur ytorna bäst kunde disponeras och vilka typer av miljöer som behövdes för att stödja det nya aktivitetsbaserade arbetssättet. Detta underlag låg sedan till grund för nästa steg – att rita och utforma den slutliga inredningslösningen.

Resultatet från analysen presenterades i ett gemensamt möte där både chefer och medarbetare deltog. Niclas Beermann menar att det var ett viktigt steg som skapade förståelse och engagemang genom hela processen:

– Vi fick en tydlig bild av vad som väntade och hur miljöerna skulle kunna se ut. Det skapade trygghet och gjorde att medarbetarna kände sig förberedda inför förändringen, berättar han.

En framgångsrik process

Idag är medarbetarna tacksamma för deras nya arbetsmiljöer, men i uppstartfasen av projektet väcktes frågor och viss skepsis inom organisationen. En naturlig reaktion på den stora omställningen. Niclas Beermann betonar därför vikten av att ha respekt för förändringen.

– Även om man som chef har en tydlig och positiv bild av projektets vision och mål, måste man påminna sig om att alla kanske inte delar den, förklarar han.

Han menar att arbetsplatsanalysen spelade en avgörande roll för projektets framgång:

– Analysen gav mig en helt annan möjlighet att lyssna in medarbetarna på ett strukturerat sätt. När alla fick delta i processen kände de ett större ägandeskap, och jag fick med mig medarbetarna i förändringen.