Från fikaplats till arbetslounge

Det börjar i entrén, första intrycket och känslan av kontoret. Den som kliver in ska direkt få en uppfattning om organisationens vision och varumärke. Här ska inredningslösningen bidra till att alla känner sig välkomnade och inkluderade och det ska vara tydligt hur man navigerar sig vidare i kon­toret. Upplevelsen förstärks av en genomtänkt färgsättning, musik och kanske doften av nybryggt kaffe och färska blommor.

Entrén kan också förlängas vidare till en arbetslounge, ungefär som en hotellobby. Entrén tillsammans med arbetsloungen har blivit en allt viktigare och identitetsbärande miljö för organisa­tioner i dagens kontor, särskilt som kampen om talanger ökar. Det handlar inte bara om att attrahera ny arbetskraft utan även om att behålla befintliga medarbetare. I arbetsloungen, som även kan placeras centralt i kontoret, speglas organisationens varu­märke, image och värderingar som bäst.

Arbetsloungen fungerar även som en kreativ miljö för brain­storming, spontana samtal och samarbete. En informell och avslappnad miljö bidrar till att människor känner sig mer fria att dela idéer och tänka utanför boxen. Det i sin tur kan leda till innovativa lösningar och ökad kreativitet. Platsen blir så mycket mer än bara en passage, det blir en pulserande, energigivande och social knutpunkt där man kan vänta, mötas, nätverka, ta en kaffe eller arbeta. Här blomstrar organisationens kultur.

Inredningen i arbetsloungen har stor betydelse för hur miljön uppfattas och vad den bjuder in till. För att få en dynamik och funktion för varierade aktiviteter behöver det finnas olika höjder på sittmöbler och bord. Soffor och andra loungemöbler får gärna ha en lite högre sitthöjd (45 cm) och något hårdare sits, man får då ett mer aktivt men fortfarande bekvämt och avslappnat sittande. Högre bord med pallar gör det enkelt att slå sig ned med sin dator för en kort stunds arbete. Eluttag för möjlighet att ladda olika enheter är A och O, dessa kan exempelvis sitta i bord eller socklar på loungemöbler. En central del i arbetsloungen kan gärna inredas med ett längre bord i större storlek för många personer, här ska man våga slå sig ner även om man inte känner dem som redan sitter där. Ett långt och djupt bord som är avdelat i mitten med hjälp av akustikskärmar eller växter samt flera eluttag skapar känslan av distans men ändå gemenskap.

Arbetsloungen kan variera i storlek men består ofta av en lite större yta och då är det extra viktigt att tänka på att inreda för bra akustik. Golvskärmar på hjul kan både absorbera ljud och fungera som avdelare för att skapa en lugnare miljö med mindre visuella intryck. Soffor eller fåtöljer med hög rygg placerade mitt emot varandra skapar naturliga små rum­-i­-rummet där man kan samtala med en kollega och bidrar samtidigt till en god ljudmiljö. Stoppade möbler bidrar generellt alltid till en bättre akustik.

Gröna växter är också ett viktigt inslag, inte bara för att de förhöjer trivseln utan för att bladverken diffuserar ljud och skapar en mer behaglig ljudmiljö. Med växtförvaring kan man med fördel också avskilja en del av arbetsloungen och placera skrivbord för individuellt arbete.

Med rätt teknik och flexibel inredning kan arbetsloungen också förvandlas till en perfekt plats för större presentationer och evenemang, ett smart sätt att optimera ytan på kontoret. I dagens kontor byggs allt mer sällan större konferensrum eller aulor men man behöver ändå möjlighet att hålla presentationer för många anställda. Då kan arbetsloungen vara ett bra alternativ! Staplings­bara pallar som enkelt kan placeras ut, bord på hjul som kan flyttas undan och teknik som fälls ned från taket är exempel som möjliggör detta.

Fler och fler organisationer ser värdet i att erbjuda platser att mötas även informellt. Det finns många fördelar med att mötas fysiskt på en arbetsplats. Det skapar engagemang, utvecklar relationer och stärker långsiktigt den egna företagskulturen. Rent konkret visar forskning* att förfrågningar som sker öga­ mot­ öga är mer än 30 gånger så effektiva än de som skickas via mejl.

Även om digital kommunikation har kommit långt är vikten av det fysiska mötet fortfarande avgörande för att utveckla relatio­ner och främja problemlösning och innovation. Trots teknikens utveckling är människan i grunden ett flockdjur och i behov av mänsklig kontakt. När vi ses fysiskt kan vi läsa av varandras kroppsspråk, känna anknytning och empati på ett sätt som är svårt att replikera via video. Små förändringar i ansiktsuttrycket, hur vi använder vår röst, rör våra händer och ögonkontakt förstär­ker budskapet vi vill få fram.

Den här utvecklingen påverkar kontorets funktion och utformning generellt. När vikten av det fysiska mötet har blivit tydligare blir det allt större fokus på sociala ytor och mer hemlika kontorsmiljöer. Arbetsloungen är ett exempel på en levande miljö och knutpunkt där du kan arbeta enskilt, diskutera med dina arbetskollegor i en mer informell miljö, träffa kollegor på andra avdelningar eller bara njuta av en kopp kaffe. Man måste dock komma ihåg att kontoret inte bara kan bestå av sociala ytor, mil­jöer för fokuserat, enskilt arbete eller samarbete i team är i allra högst grad viktigt. I vilken utsträckning miljöerna ska fördelas och hur stora de ska vara kan man ta reda på genom att kartlägga och analysera sina aktiviteter och behov i en arbetsplatsanalys.

Källor

* Washington Post – The science of being there.