Mötesplatser på det moderna kontoret

Hybrida, digitala, fysiska, långa, korta, spontana, bokade, formella och informella. På en arbetsplats möts människor på många olika sätt. Det moderna kontoret behöver stötta nya sätt att arbeta och mötas genom att erbjuda olika typer av mötesmiljöer som utformas för att främja produktivitet, effektivitet och kreativitet.

Vilken typ av möten har du (eller vill du ha)?

För att kunna utforma mötesplatser som verkligen passar verksamheten måste du börja med att identifiera vilken typ av möten ni faktiskt har och vad som behövs för framtida möten. Fundera över hur olika miljöer utnyttjas, hur stora och hur långa möten som hålls där och vilken fokusgrad som krävs – uppfyller de ytor ni har idag era behov? Den informationen är värdefull för designprocessen och gör det lättare att skapa skräddarsydda mötesmiljöer som stödjer ert arbetssätt. Genom att bättre förstå hur medarbetare och team vill arbeta tillsammans och vilken typ av mötesmiljöer som tillför värde skapar ni förutsättningar att optimera kontorsytan på rätt sätt.

12,9%

En omfattande undersökning från National Bureau of Economic Research visar att antalet möten hos kontorsarbetare har ökat med 12,9% efter pandemin. Den generella möteslängden har minskat med 20,1%.

Optimera kontorsytan

Det traditionella konferensrummet behöver kompletteras med en mängd olika mötesrum och mötesytor i det moderna kontoret. Möten med mer informell karaktär kan med fördel ske i öppna ytor som delats av med hjälp av möbler med hög rygg, skärmväggar, avdelande förvaringslösningar eller textilier hängandes från taket – så kallade rum-i-rum. Korta avstämningsmöten, kreativa möten, projektmöten eller arbetsmöten som inte berör konfidentiell information är exempel på möten som fungerar utmärkt i en öppen miljö med rätt inredning och teknik.

Tala om plats i stället för rum

Att tala om ”plats” i stället för ”rum” är därför ett illustrativt sätt att beskriva hur kontorets mötesplatser kan designas på ett mer flexibelt sätt för att stötta nya arbetssätt. När du kommer till kontoret är det dessutom mer tilltalande att se dina kollegor än att alla sitter instängda i rum. De öppna ytorna tillåter också olika avdelningar i organisationen att interagera mer fritt, vilket kan bidra till en mer inkluderande arbetsplatskultur. Det öppnar även upp för möjligheten att anpassa miljöerna till snabba förändringar i den dagliga verksamheten.

3 ergonomiska faktorer att tänka på

AKUSTIK. Akustiken har betydelse för deltagarnas fokus och produktivitet. Hårda ytor, till exempel kala väggar, glaspartier, skärmar och skrivtavlor som ofta finns i mötesrum skapar en obehaglig ljudmiljö med höga ljud och eko. Ljudabsorbenter och textilier skapar både en ombonad känsla och bidrar till en god ljudmiljö.

FÄRG. Välja färg med mötestypen i åtanke – inte personlig smak eller trender. Olika färger uppmuntrar och bjuder in till olika typer av aktiviteter. Gula nyanser uppmuntrar till exempel till kreativitet medan blåa ger lugnande effekt. Mötesmiljöerna ska vara en harmonisk del av helheten på kontoret men kan fortfarande ha olika uttryck, fundera på vilken känsla du vill skapa i respektive mötesmiljö.

LUFT OCH VENTILATION. En välfungerande luftkonditionering är A och O, särskilt i mindre rum utan fönster, för att undvika att deltagarna blir dåsiga och trötta.

På kreativa möten och vid brainstorming är det viktigt att kunna röra sig fritt i miljön för att hålla uppe energi och tempo. Höj- och sänkbara mötesbord är lätta att anpassa efter behov – ett högre bord med pallar gör att deltagarna kan vara mer aktiva, stå upp och delta i samtalet.

På det moderna kontoret möts man allt oftare av en entré kombinerad med en arbetslounge. Här blandas loungegrupper, projektbord och skrivbord i olika höjder med en inbjudande känsla att sitta ned för en kopp kaffe, avstämning med kollegan eller stunds arbete.

Möten som helst ska hållas korta sker bäst vid platser med exempelvis högre bord och pallar, där deltagarna kan välja mellan att sitta eller stå. Längre möten däremot behöver en miljö som inreds med bekväma konferensstolar.

Skapa zoner med olika fokusgrad

När man planerar kontoret är det viktigt att man tänker på hur olika miljöer placeras i förhållande till varandra. Miljöer för koncentrationskrävande arbete behöver till exempel skiljas från ytor där det sker mycket rörelse och interaktion mellan människor. En bra start är därför att dela in kontoret i olika zoner, till exempel aktiv zon där det finns puls och rörelse, zon för semifokus där man kan arbeta fokuserat men med viss överhörning och zon för högt fokus där man arbetar ostört utan samtal. Då skapar man förutsättningar för alla att utföra sina arbetsuppgifter under dagen på bästa sätt.

"Hur mötesplatser på kontoret ska utformas beror på vilken typ av möte som ska ske och vilken fokusgrad som krävs. Detta bestämmer om platsen ska vara i en öppen eller stängd miljö samt i en aktiv zon, zon för medel eller högt fokus."

Henrik Axell, arbetsplatsstrateg Kinnarps

Teknik hand i hand med inredningen

Med rätt teknik ökar möjligheterna med hur och var vi arbetar - även inom kontorets fysiska lokaler. Behovet av teknik spelar därför roll för hur mötesytorna på kontoret ska utformas. Behöver alla mötesplatser ha möjlighet för någon att koppla upp sig digitalt utanför kontoret? Det kan till exempel vara från ett satellitkontor, en hotellounge, på ett café, ett tåg eller hemifrån. Eller passar det er bättre med välfungerande mötesytor för digitala och hybrida möten och låta andra ytor vara optimerade för fysiska möten? Innan en kontorsförändring är det viktigt att verkligen tänka igenom vilka möten som fungerar bra att vara digitala eller hybrida i verksamheten – och vilka som bör vara fysiska. Därtill även se över vilka mötesplatser som behöver vara bokningsbara.

Inred för spontana möten och social interaktion

Även om digital kommunikation har kommit långt är vikten av det fysiska mötet fortfarande avgörande för att främja en stark kultur, utveckla relationer och skapa engagemang. Trots teknikens utveckling är människan från grunden ett flockdjur och i behov av mänsklig kontakt. När vi ses fysiskt kan vi läsa av varandras kroppsspråk, känna anknytning och empati på ett sätt som är svårt att replikera via video. Små förändringar i ansiktsuttrycket, hur vi böjer vår röst, rör våra händer och ögonkontakt förstärker budskapet vi vill få fram.

Varje dag sker spontana möten på arbetsplatser. Kollegor möts i korridorer och vid kaffeautomaten eller stannar upp vid varandras arbetsplatser för att ställa frågor och bolla idéer. Dessa spontana möten är inte bara viktiga för relationerna mellan medarbetare utan stärker också samarbete och problemlösning. Gör det lätt för medarbetare att stanna till och prata genom att ha öppna, bekväma och välkomnande sitt- eller ståplatser på utvalda platser i kontorslokalen. Fundera över hur er organisation vill uppmuntra människor att mötas och låt detta sedan speglas i er kontorslayout.

18%

I en undersökning svarade 5000 kontorsarbetare på vilken typ av möten man tror att man kommer ha på kontoret i framtiden. Den uppskattade fördelningen visar att spontana möten står för hela 18% av alla möten. Resultatet är en viktig aspekt att ha med sig när man utformar framtidens kontor.

Vi ser att inspirerande och funktionella mötesplatser ger utrymme för mer kreativa och effektiva möten. Vad vi siktar mot är miljöer som är så bekväma, intuitiva och välkomnade att de ger både högre fokus och mer trivsel till mötet. Miljöer som är så välplanerade och funktionella att deltagarna kan fokusera på sina egna kreativa processer och samarbeta på bästa möjliga sätt.

Behöver du hjälp med att utforma era kontorsmiljöer? Kanske är det dags för nya spännande mötesplatser – bortom de traditionella konferensrummen?

Kontakta oss!