Så lyckas du med aktivitetsbaserat arbete
Trender utan forskning
”Teknikutvecklingen har drivit på trenden med aktivitetsbaserade kontor men det har inte funnits någon forskning alls på ämnet. Stora företag och myndigheter hoppade på den nya kontorstrenden utan att egentligen veta hur det påverkade organisationen och medarbetarna. Om det var bra eller dåligt”, säger Lena Lid Falkman.
Under tre år har hon tillsammans med sex andra forskare inom olika discipliner forskat kring det aktivitetsbaserade kontorets möjligheter och utmaningar. Projektet har fått namnet ”Framtidens Kontor” och slutredovisas hösten 2018.
”Vår förhoppning är att vi ska kunna bidra med en mer nyanserad och opartisk kunskap om det aktivitetsbaserade kontoret. Det aktivitetsbaserade kontoret har uppenbara fördelar, men också nackdelar.”
”Man måste veta varför man väljer att jobba aktivitetsbaserat och vara medveten om att det är ett arbetssätt som inte passar alla organisationer. Aktivitetsbaserat är inget ’management quick fix’ som man kan hoppa på i tron att allt blir toppen. Man måste ha en plan.”
Aktivitetsbaserat i olika zoner
Vad innebär det då att arbeta aktivitetsbaserat?
”Nyckeln till det aktivitetsbaserade arbetssättet är att du utgår från olika zoner som har skapats för olika aktiviteter. Som medarbetare har du fri sittning och väljer zon efter arbetsuppgiften. Förutsättningen för framgång är att du har anpassat och utformat zonerna efter organisationens och medarbetarnas behov – att zonerna verkligen stöttar de olika aktiviteterna och att det finns tillräckligt många zoner. Annars kan du hamna i det där mardrömsscenariot som man hör om ibland: att det inte finns tillräckligt med platser utan att folk måste komma in tidigt till kontoret för att försäkra sig om ett ställe att jobba på.”
Bland det aktivitetsbaserade kontorets olika zoner finns det några som är mer betydelsefulla än andra, menar Lena Lid Falkman.
”Tysta avdelningar där du kan sitta och jobba koncentrerat är naturligtvis viktigt, liksom många mötesrum i olika storlekar som gör det möjligt att avhandla både telefonsamtal och möten av olika slag. Rum för samvaro – lunchrum, lounger och fikarum – är centrala i det aktivitetsbaserade kontoret. Det är här man träffar kollegerna, löser problem och får ny energi. Här tycker jag att svenska fastighetsbolaget Vasakronan är ett jättebra exempel. De har kaffe på ett ställe på sitt huvudkontor. Alla måste gå dit, vilket innebär att alla också möts, samtal och nätverkar på en och samma plats. Det är som oasen på en savann!”
Lena Lid Falkman är ekonomie doktor och verksam vid Handelshögskolan i Stockholm. Hon har disputerat inom ledarskap och kommunikation och har bland annat forskat kring ny teknik och hur den påverkar samarbete och kommunikation på jobbet.
Här är hennes bästa tips samt frågor du ska ställa dig för att lyckas med aktivitetsbaserat arbete:
Har du gjort hemläxan?
Hur och när jobbar medarbetarna? Vilka aktivitetszoner behöver ni till just ert kontor och hur många kommer att använda dem och när? På det sättet kan du säkerställa att det aktivitetsbaserade kontoret verkligen möter behoven.
Är alla med på banan?
Delaktighet är avgörande för att det aktivitetsbaserade kontoret ska bli bra. Alla medarbetare måste få vara med och säga sitt.
Är tekniken framme?
Det aktivitetsbaserade kontoret kräver mycket mer än ”bara” wifi och trådlös uppkoppling. Du måste ha ett smart kontor. Eftersom alla ska kunna jobba överallt och det inte finns någonstans för alla papper att ta vägen så måste det vara papperslöst. Medarbetarna måste också ha lärt sig hur det digitala kontoret fungerar. Det här blir naturligtvis extra viktigt hos myndigheter och företag med höga krav på dokumenthantering. När det digitala kontoret fungerar kan jobbet bli smidigare och snabbare – samtidigt som fler kan få tillgång till dokumenten.
Är det funktionellt?
Det spelar ingen roll hur snygga och läckra inredningslösningarna är – de måste vara funktionella. Annars används de inte.
Plats för arbetsplatsutveckling
Just de många möjligheterna till möten visade sig vara en av de stora fördelarna med aktivitetsbaserade kontor.
”Aktivitetsbaserade kontor kan gynna samarbetet inom organisationen. Medarbetarna lär känna varandra och kommunicerar på nya sätt. Därmed kan man undvika den så kallade siloeffekten där olika avdelningar är isolerade från varandra. Aktivitetsbaserat arbete kan föra olika delar av företaget närmare varandra och stärka företagskulturen.”
En av forskningsprojektets delstudier bestod av en omfattande enkät, där medarbetare på olika företag fick svara på frågor om sina förväntningar på det aktivitetsbaserade kontoret. Frågorna ställdes både före genomförandet och efter.
”Medarbetarna upplevde att det aktivitetsbaserade kontoret var en inspirerande miljö att jobba i och att kommunikationen fungerade”, berättar Lena Lid Falkman.
”Andra fördelar med det aktivitetsbaserade kontoret är att det är flexibelt och erbjuder stora möjligheter för individen att själv bestämma hur man vill jobba. Rent generellt kan man säga att det aktivitetsbaserade arbetssättet passar organisationer med en hög grad självledarskap. Det gynnar individer som är bra på att planera och som gillar att själva styra sin dag.”
Ergonomiska arbetsplatser
Bland de nackdelar som forskningsgruppen identifierade, fanns en ökad risk för koncentrationssvårigheter.
”Vi genomförde intervjuer med en rad olika fokusgrupper och det var tydligt att de tillfrågade var oroliga för att bli distraherade under arbetet. Det tar en viss tid för hjärnan att hitta koncentrationen till en arbetsuppgift, och blir man hela tiden störd så försvåras arbetet. Därför är det väldigt viktigt att aktivitetsbaserade arbetsmiljöer verkligen erbjuder zoner för koncentrerat arbete – och att det blir av att man använder dem”, säger Lena Lid Falkman.
”I teamet har vi också haft med en läkare som har undersökt hur en aktivitetsbaserad miljö fungerar för den som behöver rehabiliteras eller komma tillbaka efter utbrändhet. Här finns det en komplikation – hur ska individer som inte passar in i den aktivitetsbaserade miljön kunna ta plats?”
Ofta uttrycker medarbetare också oro över hur de ska kunna använda individuellt utprovade ergonomiska hjälpmedel i den aktivitetsbaserade miljön.
”Erfarenheter från företag som inför denna kontorstyp visar att medarbetarna generellt var friskare och mådde bättre i den aktivitetsbaserade miljön. Och det berodde förstås på att de rörde på sig mer än tidigare.”
”På ett aktivitetsbaserat kontor har medarbetaren stor inverkan på var och hur arbetsuppgifterna ska utföras. Ett sådant inflytande kan ge positiva hälsoeffekter. Om en aktivitetsbaserad miljö används på rätt sätt leder det även till en mer varierad och aktiv arbetsdag”, berättar Anders Lundahl som är ergonom och sjukgymnast på Kinnarps. Ergonomi blir extra viktigt när det kommer nya trender i arbetslivet. Så tänk på det här när du planerar ditt nya aktivitetsbaserade kontor:
1.
Aktivitetsbaserade kontorslösningar gör det möjligt att bygga in nya möjligheter till rörelse under arbetsdagen. Rörelser mellan olika zoner och rörelser mellan olika aktiviteter – till exempel mellan stående och sittande.
2.
Tänk på att rörelse kräver variation. Planera för höj- och sänkbara arbetsbord och möblera med bord i olika höjder för aktiva växlingar mellan stående och sittande arbete. Enbart mjuka sittningar och ”sittsäckar” ger inte ergonomiska arbetsplatser.
3.
Se till att det finns många bra arbetsplatser på kontoret. Om medarbetarna ska jobba länge krävs det ett höj- och sänkbart arbetsbord med ett bra arbetsbord och dockningsplats för skärmen. Om man jobbar med en bärbar dator vid ett bord som inte kan regleras så klarar man inte lika långa arbetspass.
4.
Ljudergonomin är viktig. Se till att det finns ljuddämpande möbler och material som ökar koncentrationsmöjligheterna.
5.
Bra belysning ger god synergonomi och underlättar arbetsuppgiften.
Framtidens kontor
Lena Lid Falkmans egen slutsats är att det bästa är om vi kan bortse från färdiga koncept och istället våga lyssna på individen.
”Det bästa kontoret tror jag är ett kontor där varje medarbetare själv får bestämma hur de vill jobba. Jag har hittat få exempel på företag som kombinerar flera kontorstyper och låter människor välja det som passar dem.”
Att organisationen förändras, att nya medarbetare börjar och andra slutar, behöver inte nödvändigtvis vara ett problem, säger Lena Lid Falkman.
”Om du kommer ny till en arbetsplats så skulle du ju helt enkelt kunna få välja. Här har du lediga platser där du kan jobba mer enskilt och här har du ett alternativ där du kan jobba med mer folk omkring dig. Det vore spännande att se vad som händer om vi vågar sätta individen i centrum.”
Vill du sätta individen i första rummet och skapa ett kontor som är anpassat just efter dig?
Kinnarps Next Office® är ett resultatinriktat koncept och en process som utgår från varje enskild verksamhets behov, och där medarbetarna har nyckelrollen. Next Office® bygger på ett omfattande researcharbete tillsammans med kunder, organisationsutvecklare och framtidsanalytiker.
