Upphandling med fokus på mjuka värden

Annika Lückner gör det gärna lite svårt både för sig själv och för andra, i alla fall när det rör sig om en så stor och viktig investering som ett nytt äldreboende med 120 lägenheter i en kommun med drygt 16 000 invånare.

”Vi valde ett arbetssätt som ställde högre krav både på oss själva och på våra samarbetspartners i det här projektet, men det var nödvändigt för att det skulle bli så bra som vi ville och som det måste för de äldres skull”, säger hon.

Det Annika Lückner syftar på är bland annat hur upphandlingen av inredning till Djupängen formulerades. Kommunen ville komma ifrån ett ensidigt fokus på pris. Istället valde man ett upplägg där det blev möjligt att efterfråga en funktionell lösning utifrån visionen om en varm och välkomnande vårdmiljö.

”Vi bjöd in inredningsföretag och försökte beskriva den känsla vi ville skapa, snarare än att bara be om förslag på produkter. Det var mer som en öppen fråga där företagen fick tolka oss och komma med idéer. Det ställer högre krav på leverantören, men resultatet blir bättre för alla. De boende, personalen, anhöriga och kommunen”, säger hon.

Den andra nyckeln var samarbete. Från att projektet startade på allvar 2017 har socialförvaltningen arbetat tätt tillsammans med serviceförvaltningen.
”De byggde och ansvarade för de hårda värdena, och vi tog ansvar för innehållet och de mjuka värdena. Det får inte vara så att omvårdnadsperspektivet, som ju är kärnan i det vi vill skapa, kommer in först på slutet, då blir det inte bra”, säger Annika Lückner.

Det här arbetssättet gjorde det möjligt att låta visionen för vårdmiljön och hur den skulle upplevas leda arbetet, något som också förstärktes av att Hammarö arbetade tillsammans med en arkitekt som förstod och var intresserad av vårdperspektivet.

”Vi hade en arbetsgrupp med flera olika professioner, inklusive personalen som skulle arbeta på Djupängen, för att få så många olika perspektiv och expertis som vi kunde och skapa oss en helhetsbild av kraven, möjligheterna och behoven. Dessutom hade vi en dialog med olika intresseorganisationer, till exempel PRO.”

Vad gäller inredningen säger Annika Lückner att möbelföretagen måste få en chans att komma in tidigt i processen. Både för att få en förståelse för upphandlarens visioner och behov och för att själva kunna bidra med sin kompetens.

”Inredningen är helt avgörande för upplevelsen av boendet, det är den som skapar känslan i miljön. Jag ser möbelföretagen mer som samarbetspartners än leverantörer, några som man kan ha en dialog med och utbyta kunskap och idéer. Här har Kinnarps verkligen levt upp till våra förväntningar och tillfört mycket med sitt koncept Next Care© som visar att de förstår de speciella behoven i vårdmiljöer.”

Låter allt detta för bra för att vara sant? På frågan om alla varit med på tåget hela vägen säger Annika Lückner att det faktiskt inte varit några stora problem på vägen, men att det naturligtvis alltid är en utmaning att bygga ett äldreboende för cirka 300 miljoner kronor.

”Vi började diskutera det här redan 2013. Ett förslag var att renovera ett befintligt äldreboende men en demografisk beräkning visade att den byggnaden inte skulle räcka till. Det blev ett incitament till att bygga något nytt från grunden, snarare än att lappa och laga det vi hade.”

Annika Lückner fortsätter: ”Men det är naturligtvis ändå en utmaning att förklara att det här är en investering över tid, både i livskvalitet och ekonomi. Våra äldre får ett bättre boende, vår personal får en mer funktionell arbetsplats och kommunen stärker sitt arbetsgivarvarumärke.”