Nya arbetssätt ställer nya krav på arbetsplatsen

Kontorets betydelse och utformning diskuteras mycket just nu, kanske mer än någonsin. En nyckelfråga hos organisationer är strävan efter effektivitet och innovation, samtidigt som man vill främja välmående och trivsel bland medarbetare. Dessutom speglar kontoret organisationens värderingar och varumärke, vilket har betydelse i konkurrensen om att behålla och rekrytera nya talanger.

"Kontoret är viktigare än någonsin som mötesplats, en knutpunkt för medarbetare att träffas och idéer att växlas och växa. Många möten kan ske digitalt, men det riktiga engagemanget, kulturbyggandet och kreativiteten sker när vi fysiskt möts. Men man får inte glömma att kontoret är också till för fokuserat arbete och att alla dessa parametrar behöver beaktas när man skapar en arbetsplats," säger Jenny Hörberg, designchef på Kinnarps.

Utformning av våra kontor var redan före pandemin i förändring; från traditionella, personliga skrivbordsplatser, till mer flexibla sätt att arbeta. Pandemin gjorde att allt ställdes på sin spets och ny teknik har gett oss fler möjligheter med hur och var vi arbetar.

Fem grundprinciper för en framgångsrik och hållbar arbetsmiljö

Så, vad krävs för att skapa en attraktiv arbetsplats? Kinnarps, som har utformat arbetsplatser i över 80 år, reder ut begreppen och vet vad som behövs för att lyckas med kontoret. Enligt Kinnarps finns det fem grundprinciper som formar en framgångsrik och hållbar arbetsmiljö.

1.     Välj hållbart för en god investering ur flera perspektiv

2.     Kartlägg och analysera behoven – ditt förarbete definierar slutresultatet

3.     Designa hälsofrämjande miljöer med holistisk ergonomi

4.     Framtidssäkra ditt kontor med flexibla inredningslösningar

5.     Koppla ihop det fysiska och digitala kontoret

Hållbart för god investering

Att tänka och välja hållbart är en självklarhet för de allra flesta idag, men vad innebär det egentligen när man ska välja inredning? Det är hög tid att börja ställa krav på hållbarhet i fler led.

Ser man på hållbarhet ur perspektiven människa, miljö och ekonomi innebär hållbar kontorsmiljö att den ger medarbetare goda förutsättningar att utföra sina arbetsuppgifter, samtidigt som man ser till inredningens totala livscykel och väljer högkvalitativ inredning som kan leva riktigt länge.

"Vi utmanar begreppet cirkularitet och säger att det viktigt att investera i hållbar cirkularitet. Detta görs genom medvetna val av högkvalitativa och flexibla lösningar där inredningen är förberedd för att kunna uppdateras för att förlänga livscykeln ytterligare. Ju längre livslängd, desto lägre miljöpåverkan,"
säger Kinnarps marknadsdirektör Ann Cederwall.

Förarbetet definierar slutresultatet

Vid en arbetsplatsförändring måste varje organisation utgå från sin vision, sina värderingar och specifika behov. Genom att lägga tid och eftertanke i början av ditt projekt ökar förutsättningar för att lyckas. 

"Det behövs en kartläggning och analys av hur det ser ut på den aktuella arbetsplatsen. Här är aktiv support och deltagande från ledningsgruppen A och O. De hundratals arbetsplatsanalyser som vi har utfört visar tydligt att det är förarbetet som definierar slutresultatet," säger Henrik Axell, arbetsplatsstrateg på Kinnarps. 

Hälsofrämjande miljöer med holistisk ergonomi

En mängd olika faktorer påverkar hur man mår och presterar, vilket gör att man måste se till helheten. Holistisk ergonomi handlar om den totala upplevelsen av en miljö, både fysiskt, organisatoriskt och socialt.

Faktorer som färger, akustik och ljud är viktiga för att skapa en god och hälsofrämjande miljö. Själva layouten av kontoret behöver stötta många olika typer av arbetssituationer. Det ska finnas platser för enskilt arbete som kräver djupfokus och för spontana kreativa möten mellan några få, likväl som för en person som ska ansluta sig till ett digitalt möte och för traditionella större fysiska möten.

Flexibla inredningslösningar

”Vi måste vara flexibla”, säger många arbetsgivare. Men vad innebär det egentligen? Ett sätt att förtydliga begreppet är att dela in det i tre nivåer; långsiktig, kortsiktig och daglig flexibilitet, och fundera på vad just din organisation behöver.

Kontorsinredning behöver bestå av både flexibla och multifunktionella möbler som kan användas, förändras eller uppdateras efter olika behov. Det handlar dels om att på daglig basis kunna ändra möblerna beroende på typ aktivitet, dels att över tid kunna variera inredningen utifrån nya behov som uppstår.

Koppla ihop det fysiska och digitala kontoret

För att upprätthålla effektivitet och produktivitet är det viktigt att en organisation kopplar ihop det fysiska kontoret med det digitala. När man planerar inredningen behöver organisationen identifiera vilka typ av möten man har och hur fördelningen ser ut mellan fysiska, digitala och hybrida möten. Även grader av sekretess behöver tillgodoses. 

Återigen handlar det om organisationens behov och att inredningens funktion, design och placering ska underlätta verksamheten.

Mer information om utformning av arbetsplatser i en hybrid värld finns i att läsa i Kinnarps artikel Framtidens kontor – Fem grundprinciper som formar en framgångsrik och hållbar arbetsmiljö, som finns att ladda ner på kinnarps.se/kunskap

Kinnarps deltar på Stockholm Furniture Fair den 7-11 februari i Stockholmsmässan, Hall A, Monter A16:18. Information om mässan finns på stockholmfurniturefair.se

Vill du veta mer om vår syn på arbetsplatsdesign och framtidens kontor, kontakta gärna:

Jenny Hörberg, Director Global Range & Design, Kinnarps AB
E-mail: jenny.horberg@kinnarps.se, tel: 0761-04 28 41

Henrik Axell, Head of Workplace Strategy, Kinnarps AB
E-mail: henrik.axell@kinnarps.se, tel. 0703-59 98 51

Ann Cederwall, Director Global Marketing & Communications, Kinnarps AB
E-mail: ann.cederwall@kinnarps.se, tel: 0706-01 81 50

För övriga mediefrågor, hör av er till:
Kristina Hjalmarsson, Presskontakt Kinnarps AB
E-mail: kristina.hjalmarsson@kinnarps.se, tel: 0706-38 52 87

Kinnarps AB är en av Europas ledande leverantörer av inredningslösningar och arbetsplatsdesign för kontor, skolor och omsorgsmiljöer. Våra möbler kännetecknas av hög kvalitet, innovativ design, låg miljöpåverkan och långa livscykler. 2021/2022 var koncernens omsättning 3,8 miljarder kronor. Merparten av produktionen sker på fem orter i Sverige; i Kinnarp, Jönköping, Skillingaryd, Vinslöv och Tranås. Inom koncernen finns varumärkena Kinnarps, Materia, Skandiform, NC Nordic Care, Drabert och MartinStoll. Företaget grundades 1942 och är fortfarande familjeägt.