Kundprojekt: Elgiganten
Förändringresa med höga betyg
Antalet medarbetare växte och tvingade fram tillfälliga kontorslösningar som hämmade både effektiviteten och arbetsglädjen. För att lösa situationen tog Elgiganten Logistik hjälp av Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office®. ”Den grundliga genomgången av behov och möjligheter var nyckeln till hela vår förändringresa”, säger den tekniska chefen Andreas Alm.
Elgiganten Logistik i Jönköping hade tidigare sina medarbetare utspridda i flera lokaler, på några ställen var det trångt, på andra tvärtom glest, viktiga funktioner saknades och varken de formella eller informella mötesplatserna fungerade som man önskade. ”Det var inte en bra situation, arbetsmiljön kändes inte trevlig och var snarare ett hinder än ett stöd för våra medarbetare. Samtidigt kände vi att lokalerna hade potential, men att vi behövde hjälp med att ta vara på den”, säger Andreas Alm.
STÖD VID ARBETSPLATSUTFORMNING
En arbetsplatsanalys hjälper till att kartlägga och analysera behov och arbetsmönster inför utformningen av ett nytt kontor. Med specifika verktyg och workshops involveras personalen genom hela förändringsresan för att skapa engagemang och delaktighet. Utifrån resultatet ges rekommendationer kring layout och fördelning av olika miljöer samt arbetssätt. Läs mer om vår arbetsplatsanalys Next Office® här.
Miljön var traditionellt planerad med bland annat små enskilda kontorsrum kombinerade med öppna kontorslösningar, ledningsgrupp placerad långt från övriga och konferensrum som inte passade moderna sätt att arbeta och mötas. ”Effektiviteten, kreativiteten och arbetsglädjen hämmades, men vi såg också att gemenskap, samverkan och kunskapsutbyte mellan avdelningar tog stryk. Ur ett HR-perspektiv är det viktigt att vi är en attraktiv arbetsgivare för att rekrytera och behålla personal, och arbetsmiljön är en avgörande faktor för att våra medarbetare ska trivas och må bra”, säger Elgiganten Logistiks HR-chef Marie-Louise Gotmark.
Även om insikten fanns behövde företaget vägledning för att komma vidare. Inte minst förstod man att arbetet behövde göras från grunden. Andreas Alm fick höra om Next Office®, Kinnarps arbetsplatsanalys för att utveckla verksamhetsanpassade arbetsmiljöer. Metoden innebär att man kartlägger och analyserar verksamhetens behov och arbetsmönster, involverar ledning och medarbetare i förändringsprocessen och med det kunskapsunderlaget som grund skapar långsiktigt hållbara arbetsmiljöer.
”Jobbet med arbetsplatsanalysen skapade förutsättningarna för hela projektet. Vi förstod att vi behövde göra en förändringsresa och skapa förståelse och engagemang från alla medarbetare för att lyckas.”
Från arbetsplatsanalys till uppföljning
Analysen inleddes redan våren 2020 med att Kinnarps arbetsplatsstrateger guidade ledningen i arbetet med vision, mål och ramverk för projektet. Arbetet fortsatte med att behov och vanor kartlades. Kinnarps involverade personalen genom flera föreläsningar, workshops och en webbenkät. På det sättet identifierade man organisationens arbetsmönster, fångade upp idéer, utmaningar och möjligheter och fick hela gruppen att dra åt samma håll.
Kinnarps gjorde även en nulägesanalys av kontoret utifrån faktorer som produktivitet och kreativitet, samarbete, hälsa och välmående samt akustik, ljus och luft. Resultaten sammanställdes och presenterades för Elgiganten i en slutrapport sommaren 2020. ”Där fick vi ganska låga siffror och stärktes i vår övertygelse om att satsningen var rätt och nödvändig. Analysen gav också viktiga insikter om vad medarbetarna saknade och vilka funktioner vi behövde stärka”, säger Marie-Louise Gotmark.
Under hösten 2020 inleddes nästa fas då Kinnarps inredare fick uppdraget att ta fram ett designkoncept och en inredningslösning utifrån slutrapportens resultat och ledningens vision, mål och ramar. Under 2021 byggdes lokalerna om, innan det var dags för Kinnarps att implementera lösningen våren 2022, för att till sist göra en uppföljning för att analysera resultatet av förändringen.
Tidslinje – analysen visar vägen
2020
Sommar
Resultaten från analysen sammanställs och presenteras för Elgiganten.
2020
Höst
Ett designkoncept och en inredningslösning tas fram med slutrapportens resultat som grund.
2021
Hela året
Lokalerna byggs om.
2022
Vår
Kinnarps implementerar lösningen i Elgigantens nya lokaler och genomför en utvärdering.
Roligare att gå till kontoret
De anställda på Elgiganten Logistik har möjlighet att jobba hemma två dagar i veckan och förväntas vara på kontoret tre dagar. Andreas Alm menar att det upplägget inte hade fungerat i det gamla kontoret med personliga arbetsplatser. I den nya verksamhetsanpassade miljön är kontoret indelat i tre zoner avsedda för olika nivåer av fokuserat arbete. I zonen för högt fokus arbetar man helt ostört i ljudisolerade rum. Vid arbete som kräver semifokus sitter man i miljöer som är lite avskärmade, men inte helt tysta och isolerade. I den aktiva zonen, till exempel loungen, får man positiv energi av samtal och andra omgivande ljud.
”Vi har utvecklat välkomnande miljöer för både formella och informella möten. Med tanke på hus distansarbetet utvecklats under och efter pandemin måste kontoret erbjuda något mer än bara en skrivbordsplats. Det måste kännas lockande att komma in för att arbeta och träffa kollegorna på jobbet. Min uppfattning är att alla tycker att det är roligare att vara på jobbet nu och att man lärt känna fler av sina kollegor.”
Design med Småland som tema
Till den positiva upplevelsen bidrar också det tema för inredningen som togs fram i tillsammans med Kinnarps och bygger på verksamhetens småländska identitet. Jordiga kulörer och naturmaterial speglar platsen och skapar en personlig miljö. Det är till exempel trärena ytor och färgval som mossa och äng, blåbär och lingon, sjö och granit som refererar till omgivningen. ”Det har varit jätteviktigt för att medarbetarna ska känna stolthet och tillhörighet. Vi finns i Jönköping och då ska det också synas när man kommer in i våra lokaler”, säger Andreas Alm.
Helhetsgrepp på ergonomi
Konceptet hålls ihop genom Kinnarps helhetslösning som tar hänsyn till arbetsplatsens totalergonomi. Här finns höj- och sänkbara bord vid både skrivbordsplatser och mötesplatser för att man enkelt ska kunna växla mellan att sitta och stå. Till skrivbordsplatserna finns justerbara kontorsstolar med högsta ergonomi som gör att varje individ får en bra arbetsposition. Mötesplatserna har klädda möbler för god komfort även under längre möten. Dessutom finns det pallar i inredningen som erbjuder ett mer aktivt sittande och ett office gym med gåband och deskbike.
Nyfiken på hur ergonomi kan förbättra din arbetsmiljö?
Upptäck holistisk ergonomi
Dubbelt så höga betyg
Den positiva förändringen syns också i den uppföljningsanalys som genomfördes med hjälp av Kinnarps när det nya kontoret använts i cirka ett halvår. Medarbetarnas betyg på kontoret och det nya arbetssättet har höjts ordentligt. Betyget på hur väl miljön stödjer fokuserat och kreativt arbete har nästan fördubblats – och betyget på hur samarbetet mellan avdelningarna fungerar har ökat med mer än 100 procent!
”Resultatet i uppföljningen pekar på hur avgörande våra arbetsplatsanalyser är när man står inför att förändra sitt kontor. Genom att basera det vi gör på gedigen kartläggning och kunskap kan vi skapa skräddarsydda lösningar som stödjer verksamhetens faktiska behov och är en investering som håller över tid”, säger Henrik Axell, konceptansvarig för Kinnarps Next Office® i Sverige.
Uppföljningsanalysen visar att betyget på kontoret har gått från 4.0 till 7.0. Kinnarps arbetsplatsanalys Next Office® samlar in data som gör det enkelt att följa upp hur olika områden fungerar.
”Vi har fått en inredningslösning anpassad precis efter våra behov och de aktiviteter som sker här och vi vet att vi kommer kunna växa med den här lösningen. Det ger oss både en hållbar organisation och hållbara medarbetare. Vi vet också att vi har investerat i hög kvalitet med inredningen från Kinnarps, som dessutom går att underhålla och renoveras för att kunna leva riktigt länge. Det gör det hela även ekonomiskt och miljömässigt hållbart.”
Med hjälp av textilier har en mötesplats i en öppen miljö skapats – ett effektivt sätt att optimera yta på ett flexibelt sätt. Mötesstol Fendo och skärmvägg på hjul med skrivtavla Vibe. Till höger syns en plats för paus. Fåtöljen Fields med hög rygg bjuder in för att exempelvis ta ett telefonsamtal. Bord Hopper, Vibe skärmvägg på hjul med skrivtavla.
Behöver du hjälp med att utveckla dina arbetsmiljöer?
Kontakta oss
Kontakta oss
Henrik Axell
Arbetsplatsstrateg
henrik.axell@kinnarps.se
+46 515 382 13
+46 703 59 98 51
Se fler bilder från Elgiganten
Relaterade produkter
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
-
SE
Ändra