Kundprojekt: Stadsdelsförvaltningen i Mole Valley

EN MODERN STRATEGI FÖR EN TRADITIONELL ORGANISATION SOM BEHÖVDE UPPDATERAS

Stadsdelsförvaltningen i Mole Valley ligger inbäddad i North Downs i Dorking i Surrey i Storbritannien. Denna typiska lokala myndighet, som hanterar en mängd olika administrativa och sociala behov i lokalsamhället, hade varit inhyst i en byggnad från 1980-talet, utformad som ett komplement till Oust Houses lokala arv, i över 30 år när det blev uppenbart att en förändring var nödvändig.

Byggnaden passade inte längre ändamålet. Bristen på naturligt ljus, slitna VVS-anläggningar och möbler som utformats för 80-talets CRT-skärmar och nu överflödiga teknik visade tydligt att lokalerna var föråldrade. Förvaltningen bestämde sig för att göra en bedömning av alternativen – huruvida man skulle bygga nytt någon annanstans, flytta till ett bättre läge eller renovera den befintliga arbetsplatsen.

När man insåg de finansiella och strategiska fördelarna med att stanna kvar på samma plats försökte man hitta sätt att förbättra kontoren, införa nya arbetssätt och skapa en mer modern interiör, som skulle göra det möjligt att locka till sig och behålla den kompetenta personal som krävs för att driva en modern myndighet.

ATT PROVA NÅGOT NYTT

Kinnarps hade tidigare levererat enstaka möbler vid behov, då mindre förändringar var nödvändiga för att hålla kontoret i drift. Så vi blev inbjudna att komma med lite nya idéer kring arbetsbord och mötesplatser. Personalen fick testa att jobba med 6 skrivbord placerade i kluster och fick möjlighet att individuellt välja närförvaringslösningar och komma med specifika önskemål för sina arbetsplatser. Tanken var att göra arbetsplatsen så flexibel som möjligt och att anamma ny teknik, som platta skärmar på raka skrivbord.

”En stor ombyggnad är en komplex utmaning och jag ville se till att vi använde en möbelleverantör som kunde leverera ett stort projekt i tid och inom budget”, säger Jason Hughes, anläggningschef. ”Kinnarps hade varit en av de leverantörer som levererat enstaka möbler under de senaste fem åren och visat sig vara ett säkert företag som jag kunde lita på.”

FÖRÄNDRING STEG FÖR STEG

När man bestämt sig för den slutliga specifikationen och budgeten hade godkänts fick Kinnarps uppdraget att leverera en mängd olika möbler i flera faser. Jason planerade ett system bestående av områden dit team kunde flytta tillfälligt medan olika delar av byggnaden renoverades och de nya möblerna installerades av Kinnarps-teamet.

Han ville även bryta den traditionella silo-mentaliteten som underbyggdes av de gamla planlösningarna och utveckla en mer flexibel arbetsplats. De olika teamens områden fick var sitt individuella färgtema för att skapa en känsla av tillhörighet, och de nya gemensamma mötes- och projektområdena utmärktes av ett orangefärgat färgschema som kommunicerade att ingen ”ägde området”.

Resultatet är ett ljust, attraktivt och flexibelt utrymme som leder myndigheten till ett mer modernt sätt att tänka, utan att de konventionella normerna för en lokal myndighet går förlorade.

Jason är nöjd med resultatet: ”Innan vi påbörjade resan hade vi drygt 250 arbetsstationer i en layout som var mörk och oinspirerande, med ojämna teamstrukturer och problem med ljus- och luftflöden”, säger han. ”De nya layouterna är fräscha, inbjudande och mer ändamålsenliga för dagens förvaltning. Vi bryter silo-mentaliteten och arbetar mer i sammanlänkade team. Byggnaden rymmer nu över 320 arbetsplatser med viss inbyggd flexibilitet och ett tydligt strukturerat färgschema. Det har förändrat vårt sätt att arbeta.”