Inred för hybridmöten

Pandemin förändrade mycket – inte minst möteskulturen. Nästan över en natt blev det helt normalt att delta i möten på distans. Teams, Zoom, Google Meet och en rad andra digitala verktyg blev plötsligt standard. Skulle vi alltid arbeta så här? På distans? Aldrig mer pendla, klaga på kaffet och gäspa sig genom ett morgonmöte?

Nja. När pandemin tog slut visade det sig att ryktet om kontorets död var starkt överdrivet. Vi behöver träffa varandra i verkliga livet ibland. Men kanske inte lika mycket som förr? Vissa dagar passar det bättre att arbeta hemifrån.

Vips, så föddes begreppet ”hybridmöte”. Alltså möten där vissa är på plats i mötesrummet och andra kopplar upp sig via till exempel Teams eller någon annan lösning. Men hybridmöten är inte problemfria. Hur inkluderar man dem som deltar digitalt? Hur för man en kreativ och konstruktiv diskussion?

Mia Holmlund är ansvarig för kontorssegmentet på Kinnarps. Hon understryker att det viktigaste är att se till att samtliga deltagande i mötet ser varandra.

– Man måste se till att även de som inte är på plats rent fysiskt också kan få ögonkontakt. Vi pratar ju inte bara med rösten utan även med kroppen, och då är det jätteviktigt att samtliga närvarande kan se varandra, säger hon.

Alla som suttit i ett hybridmöte känner nog igen sig i det. Någon ställer upp en laptop vid kortänden på bordet. De som är med digitalt blir uppblåsta på storskärm, men ser själva ett litet myller av huvuden längs ett långt bord. Exakt vem som säger vad blir väldigt oklart. Diskussionerna förs mest mellan de som är på plats – de digitala deltagarna får svårt att komma in i samtalet.

Vikten av rätt teknik

Men det finns några enkla knep. Nina Rapp är affärsområdeschef för ”Modern Work” på Microsoft i Sverige. I praktiken innebär det att hon är ansvarig för Microsofts lösningar som används på arbetsplatserna, bland annat Teams. Hon håller med om att just inkluderingen av de digitala deltagarna är ett stort problem.

– Det finns mycket att göra för att förbättra hybridmötesupplevelsen. Vi vet att 43 procent av alla deltagare i hybridmöten inte känner sig inkluderade, säger hon.

Enligt Nina Rapp finns det en grundläggande sak man som arbetsgivare ska se till att ordna för att hybridmötena ska fungera: tekniken! Det kan låta enkelt och basalt, men det förbises av alltför många arbetsgivare – så mycket som 90 procent av mötesrummen i västvärlden är inte utrustade för modernt samarbete. 

– Om man inte syns och hörs är det väldigt svårt att vara inkluderande. Vi pratar väldigt mycket om ett koncept som kallas front row. Då sätter man distansdeltagarna på första raden, så att de är på samma nivå som alla i rummet och hamnar i ögonhöjd med de på andra sidan skärmen. Så att man faktiskt känner att man sitter runt ett bord tillsammans – då blir det inte ”vi och dem”. 

Inredning som bidrar till bättre hybridmöten

Men sedan då? Om tekniken fungerar, kan man slå sig till ro? Nej. För inredningen i mötesrummet är minst lika viktig för att skapa ett bra hybridmöte. Mycket handlar om något så enkelt som bordets form, berättar Mia Holmlund.

– Det bästa är att ha en bordsskiva som är u­-formad eller v­-formad. På så sätt sitter de som sitter närmast kameran längst ut på kanterna. Då blir det lättare för distansdeltagarna att ha ögonkontakt med de som sitter i mötesrummet, säger Mia Holmlund.

Och vad är nästa steg för att göra inredningen så bra som möjligt för hybridmöten?

– Det finns massor av saker man behöver tänka på. Ljuset till exempel, vad kastar det för skuggor på deltagarna vid bordet. Om ljuset kommer bakifrån syns du knappt alls. Och tänk på vad ni har för taklampor. Infällda armaturer i taket är bra, de ger ofta lagom allmänbelysning.

Hon fortsätter:

– Och vad har ni för stolar? Det är viktigt att ljudlöst kunna flytta sig vid bordet, för att minimera distraktioner under mötet. Stolar med hjul är att föredra. God akustik i mötesrummet är viktigt för mötet. För att få det kan man jobba med väggabsorbenter och stoppade möbler. Titta också på väggarna. Alldeles för brokiga väggar stjäl fokus, det ska vara så neutralt som möjligt.

Nina Rapp från Microsoft håller med om att möbler och inredning spelar en stor roll för lyckade hybridmöten – med rätt form och funktion på möblerna, tillsammans med rätt teknik, har vi tagit stora kliv fram för ett bra möte både för de i rummet och på distans.

– Men sedan har vi en annan utmaning. Även om man har bra teknik och genomtänkt inredning så behöver man också jobba med inkluderande arbetssätt och hur man ska använda verktygen till hands. Om du har bra inredning och teknik där allt fungerar, då har du satt ribban högre från starten. Då är det läge att ta diskussionen om hur mötet bedrivs och vilken möteskultur som är inkluderande. Man får inte glömma människan.