Inredning för konferensrummet
När man ska inreda ett konferensrum eller mötesrum finns det flera saker som är viktigt att tänka på för att rummet ska bli inbjudande, funktionellt och ergonomiskt. Med dagens arbetssätt är generellt 50% av våra möten hybrida eller digitala, därför spelar tekniken en stor roll för hur rummet ska utformas. Genom analys av behovet och noggrann planering kan man skapa inspirerande konferensrum som stöttar verksamheten.
Börja med att fundera över vilken typ av möten som rummet ska stötta. Hur många ska man kunna vistas i rummet? Ska rummet fungera för längre möten eller endast kortare? För att hålla mötesdeltagarna engagerade behöver rummet inredas med en ergonomisk helhet där man tar hänsyn till allt från möblering, färg, ljus, luft, akustik, tillgång till material samt teknik. Man behöver också bestämma om rummet ska vara bokningsbart eller ej.
Olika möten kräver olika inredning
Digitala och hybrida möten. Om rummet ska kunna användas för digitala och hybrida möten behöver utformningen och val av möbler anpassas till teknik och utrustning, så att alla syns och hörs bra. Det är viktigt att alla som ska använda rummet får utbildning i hur tekniken fungerar, brist på kunskap är ofta anledningen till misslyckade hybrida möten. Undvik dock lappar med beskrivningar, det ger ett rörigt intryck och bör istället finnas digitalt direkt på skärmen.
Stängd eller öppen miljö. Det traditionella konferensrummet är utformat med fyra väggar och en dörr som går att stänga. Med smarta inredningslösningar kan konferensrummet dock lika gärna utformas i en öppen miljö med hjälp av avskärmande textiler, möbler eller skärmar samt stöttande teknik. Det ger en större flexibilitet i kontoret och möjlighet att förändra miljöerna.
Formella, informella eller kreativa möten. Tänk igenom hur mötesdeltagarna ska vara och känna sig i rummet. Ska alla sitta eller bör det finnas möjlighet att stå samt röra sig runt i rummet. Ska det finnas tillgång till skrivtavla, pennor eller annat material?
Långa möten. Vid längre möten krävs konferensstolar med hög komfort och möjligheter att kunna stå upp stunder under mötet. Fönster som släpper in dagsljus är att föredra, då finns även möjlighet att släppa in frisk luft när det behövs – för att alla ska ges möjlighet att hålla koncentrationen uppe.
Sekretess. Behöver rummet vara anpassat för diskussioner av konfidentiell karaktär och för genomgång av sekretessbelagt material? Det avgör om rummet behöver lösningar för både insyn och ljudabsorbering, som t.ex. textilier och ljudabsorbenter.
Flexibilitet. Ska rummet användas för olika syften och lätt kunna ställas om? Ett höj- och sänkbart mötesbord gör det enkelt att växla mellan att sitta och stå. Staplingsbara stolar och fällbara bord i större konferensrum skapar möjligheter att förändra rummet beroende på antal deltagare och behov. Mindre bord som går att möblera i olika formationer är en fördel om man ska inreda för hybrida möten.
3 flexibla produkter till konferensrummet
Välj rätt konferensbord och konferensstol
Konferensbord. Välj fast, höj- och sänkbart eller fällbart beroende på behov. Fundera på hur rummet ska kunna användas och av hur många, det avgör hur bordet eller borden ska placeras. Ett stort bord passar oftast bra i mitten av rummet medan mindre eller hopfällbara bord är perfekta för att möblera små grupper, halvmåne eller U-sittning. Eluttag i bordet är viktigt, tänk igenom hur många som behövs och hur de ska placeras.
Konferensstolar. Att ändra kroppsposition gör att du kan hålla koncentrationen uppe längre – våra kroppar är gjorda för att vara i rörelse. En konferensstol med hjul eller snurrfunktion gör att du kan ha en lätt rörelse utan att störa i mötet. Investera i en stol med hög komfort och viss justeringsmöjlighet så att du kan ställa in den efter din kropp. Det är också viktigt att stolen och bordet passar tillsammans.
Ergonomi i konferensrummet
Akustik. För att skapa en god ljudmiljö behövs oftast ljudabsorbenter i mötesrummet. Minst 15% av väggarnas yta bör har någon form av ljud-absorbering och det är en fördel om dessa sitter i vinkel mot varandra. Tänk på att ljud studsar mot hårda ytor, placera därför inte videoskärm och skrivtavla mitt emot varandra – eller planera så att du har textilier längs väggen som du kan dra för. Textilier över lag i mötesrum, så som stoppade möbler, absorbenter, mattor eller gardiner bidrar till en god ljudmiljö. Men det får inte bli för tyst, lagom är bäst!
Ljus. Fönster i ett konferensrum är alltid att föredra eftersom vi människor mår som bäst när vi har tillgång till dagsljus. Men det är också viktigt att kunna styra ljuset i rummet, genom persienner och lampor som går att dimra. För videomöten är den grundläggande regeln att ha ett cylindriskt ljus som kommer från olika vinklar framifrån, då undviks skuggor i ansiktet. Tänk också på att behovet av ljus i ett konferensrum sällan är konstant, därför är det bra att investera i belysning som är programmerad att stängas av när rummet inte används, då reduceras elkonsumtionen och man slösar inte energi.
Färger. Arbeta med enfärgade material och en jordnära färgskala, det ger ett lugnt och harmoniskt intryck utan negativa distraktioner. Tänk på att människorna i mötet bidrar med färg genom vad de har på sig. Är det ett rum som ska användas kreativt, för brainstorming eller innovativa projekt kan man med fördel addera gula nyanser som främjar energi.
Kompletterande mötesinredning
Förvaring. Finns det pennor, anteckningsblock och annat material tillgängligt i rummet? Se till att det finns förvaring att gömma undan detta i så att rummet upplevs snyggt och prydligt när mötesdeltagarna anländer. Det kan också vara bra att ha en serveringsvagn på hjul för att lätt kunna rulla in kaffe, te, vatten, frukt eller annat som behövs till mötesdeltagarna för att hålla energin uppe!
Växter. Glöm inte växter i konferensrummet! De skapar ett ombonat intryck och bidrar till en god ljudmiljö. Att omge oss av naturliga element har också en positiv inverkan på oss människor.
Klädhängare. Tänk igenom om mötesdeltagare behöver hänga av sig ytterkläder i rummet, eller om det sker på annan plats på kontoret.
Kontakta oss!
Behöver ni hjälp med att planera och utforma ert konferensrum? Vi har lång erfarenhet och stor kunskap av att utforma olika typer av konferensrum och mötesrum, både i stängda rum och öppna miljöer på kontoret. Hör gärna av er!
