Så inreder du för effektiva möten
Börja med syftet
En förutsättning för effektiva möten är att mötesplatsen är anpassad efter den typ av möten som ska hållas där. Handlar det om informella möten, såsom kreativa brainstormingsessioner eller spontana avstämningar? Eller mer formella möten, så som konfidentiella möten, veckomöten eller projektmöten?
Informella möten, som ofta sker spontant, passar bra att hålla i öppna ytor. Arbetsloungen är ett allt vanligare inslag på det moderna kontoret och som är lämplig för den här typen av möten. Det är en öppen och varierad miljö som uppmuntrar till korta avstämningar och spontana samtal.
Vissa formella möten behöver hållas i ett avskilt rum för att minska insyn och överhörning. I dessa rum är det extra viktigt med tillräcklig belysning och god luftkvalitet. Att inreda med växter är också ett sätt att förbättra den här typen av mötesplats.
Skapa rum-i-rummet
De flesta formella möten fungerar dock bra att hålla i öppna miljöer, så länge de utformas med viss avskildhet genom rum-i-rummet-lösningar. Sittmöbler med höga ryggar, skärmväggar eller textilier som delar av rummet är exempel på lösningar som skapar en avgränsad känsla. Här spelar akustiken också en avgörande roll. För att skapa en behaglig ljudmiljö bör ljudnivån varken vara för hög eller för låg.
Tänk mötesplats istället för mötesrum
Att tala om ”plats” i stället för ”rum” är ett sätt att beskriva hur kontorets mötesplatser kan designas på ett mer flexibelt sätt. Det finns många fördelar med att använda öppna miljöer för möten. Till exempel så är det mycket mer tilltalande att se dina kollegor när du kommer till jobbet än att alla sitter instängda i rum. Öppna ytor gör det även möjligt att anpassa miljöerna efter förändrade behov och bjuder in till en mer fri interaktion – något som i sin tur kan bidra till ökat samarbete och innovation, samt en mer inkluderande arbetsplatskultur.
Lästips!
Är ni i behov av mötesrum anpassade för hybridmöten på er arbetsplats?
Sitt rätt för mötets längd
Det är inte bara mötets karaktär som man ska ha i åtanke när man väljer inredningslösning, tidsaspekten är minst lika viktig. Korta avstämningar och spontana ”check-ins”, sker ofta bäst på platser med högre bord och pallar som uppmuntrar snabba möten. På så sätt kan deltagarna välja om de vill sitta eller stå, och mötet får lättare en kvick och informell karaktär.
Prioritera ergonomin – ju längre möte, desto viktigare blir den
Längre möten tjänar oftast på att erbjuda deltagarna justerbara konferensstolar med hög komfort vid ett generöst tilltaget bord. För att deltagarna ska orka hålla koncentrationen uppe vid längre möten är det även viktigt att se till att ljudnivå, ljus och ventilation är optimerade. Dålig luftkvalitet, lampor som bländar och dålig akustik är alla faktorer som kan göra mötet ineffektivt. Naturligtvis ska även korta möten ha bra ljud, ljus och ventilation, men konsekvenserna av att försumma de faktorerna blir tydligare vid långa möten.
Glöm heller inte att inredningsval vad gäller framför allt stolar också kan påverka ljudmiljön. Att välja stolar med tysta hjul besparar er störande skrapljud när deltagare flyttar sina stolar. Något som är tacksamt för hybridmöten, eftersom den eller de som deltar digitalt är beroende av god ljudkvalitet för att kunna hänga med i mötet.
Mötesytor utanför större konferensrum uppmuntrar till snabba avstämningar och problemlösning med kollegor efter mötet.
Vår ergonomiska kontorsstol Capella Classic med låg rygg passar utmärkt i en mötesyta för längre möten.
1.
Skapa mötesmiljöer i öppna ytor
Med hjälp av smarta tekniklösningar och avskärmande textilier, möbler eller skärmväggar kan även öppna miljöer bli funktionella mötesplatser. Detta skapar flexibilitet och förenklar förändringar i kontorets layout.
2.
Anpassa efter mötestyp
För kreativa möten är det viktigt att kunna röra sig fritt i miljön för att hålla uppe energi och tempo. Inred exempelvis med ståbord och större skrivtavlor. Vid mer formella möten kan det vara viktigare med justerbara stolar och ljudabsorbenter.
3.
Tänk på mötets längd
För längre möten krävs ergonomiska stolar med hög komfort som främjar positiv rörelse. Fönster är att föredra, då dagsljus och möjlighet att vädra hjälper till att hålla koncentrationen uppe.
4.
Säkerställ sekretess vid behov
Om känsliga ämnen ska diskuteras bör mötesplatsen utformas i ett rum utan insyn och ljudspridning.
5.
Framtidssäkra genom flexibel inredning
För att en mötesplats ska kunna användas till så många olika aktiviteter som möjligt är det bra att inreda med flexibla möbler såsom höj- och sänkbara eller fällbara bord och staplingsbara stolar eller pallar.
Läs Office Solution
I magasinet Office Solution får du inblick i hur smart design och innovativa lösningar bidrar till hållbara arbetsplatser. Vi hoppas att du ska känna dig inspirerad och se möjligheterna i att forma arbetsmiljöer som stärker både människor och organisationer.
